從散亂難找到秒級查檔：數字化轉型剛需的人事檔案管理系統！

在數字化浪潮席卷、AI辦公時代來臨的今天，您的 HR 團隊還在被人事檔案管理工作的瑣碎而“困住”嗎？

想象一下：一個事務繁忙的HR團隊，卻總是要忙著手工錄入表格資料、四處奔走收集文件、為找一份合同而翻箱倒柜……時間與精力都被瑣碎的文件與雜物所占據，還有多少空間留給制定人才戰略、助力企業沖鋒陷陣？ 

人事檔案管理，不該成為企業的"效率黑洞"！

一、會博通人事檔案管理系統核心價值

會博通用30年檔案數字化實戰經驗，為人事檔案管理的信息化升級打造“高效引擎”，助力組織破解三大管理痛點，釋放人力資源管理的核心價值：

1、破解管理難題：可全面自定義的檔案架構，筑牢體系化管理地基

2、打破效率困境：智能采集、檢索平臺、虛擬庫房等高效解放人力

3、應對安全挑戰：細粒度權限、系統監控、防擴散水印等嚴守安全防線

二、會博通解決方案：人事檔案全面標準化管理

會博通人事檔案管理系統，提供人事檔案資料涵蓋收、管、存、用全生命周期的一站式管理平臺，既可適用于企業人事檔案管理，也可用于干部人事檔案的十大分類，助組織實現人事檔案從檔案分類、信息管理到利用管控的全面標準化管理！

核心場景痛點破解：

1、文件散亂無序？自定義架構體系化管理

支持自定義檔案分類、人事信息屬性、文件目錄及文件模板，打造標準化的管理架構。例如，可根據不同人員類型設置分類模版，錄入時根據模板采集信息資料即可。讓文件分門別類有序存儲，筑牢體系化管理地基。

同時，系統亦提供了符合法規要求的標準化人事檔案分類結構模版，包括干部人事檔案的標準化模板，可直接套用，滿足規范化管理需要。

2、錄入耗時耗力？智能采集一步到位

支持多種采集方式，包括掃描錄入、Excel批量導入、通過業務系統導入等。還可搭配掃描機器人龜仔，一步完成掃描+識別著錄+上傳歸集全流程。如面試后掃描面試記錄，文件上傳即自動存儲至系統指定目錄下，高效完成人才資料儲備。

3、調檔查檔慢？強大檢索秒級響應

支持組合檢索、全文檢索\OCR識別全文檢索等，檢索功能強大。例如，僅搜索張三在入職申請表內填寫的配偶名“李四”，也能迅速檢索出張三的入職申請表。這樣即使不清楚文件名，也能通過關鍵信息快速查找，破解查檔慢、查檔難的困境。

4、信息外傳泄密？個性水印動態防護

查閱時文件帶有帶防擴散水印，水印樣式、內容均可自定義，如“單位名+操作者姓名”，并支持設置打印水印、流程后續水印，如借閱電子文件帶水印。防止敏感信息外傳外泄，泄密行為精準追溯。

5、關鍵節點怕遺漏？自動提醒預警

可針對任一文件、信息設置自動提醒，如為張三的勞動合同設置續簽提醒，合同到期前系統會消息提醒對應人員。確保重要事項無遺漏，規避逾期導致的合規風險。

6、實體檔案管理難？智能庫房盡在掌握

虛擬庫房功能，支持分庫房分區管理、實時環境監控，數字化映射實體庫房的存放情況，實體檔案的存儲情況、存放位置一目了然，借閱調檔、取檔迅捷高效。

7、權限混亂隱患多？多維度安全管控

人事檔案管理的保密性至關重要，系統支持網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等，并通過權限控制、密級管理、系統監控等多重防護機制，保障檔案信息的安全儲存與規范利用。

①細粒度權限管控：支持針對管理范圍、職能角色、操作行為精細授權

②密級管理：可對薪資信息、背調文件等設置密級，無權限者不可訪問

③系統監控：用戶行為、文件操作、流程信息等完整記錄，系統狀況全局掌握

三、全行業適配：滿足個性化管理需求

會博通人事檔案管理系統，以其高度的擴展性和靈活性，為各行業組織機構提供全面的人事檔案管理解決方案。用戶不僅可全面自定義分類架構、權限體系、工作流程，還可以按需配置系統的主界面、功能模塊等，并支持與現有信息系統如OA、企微等無縫對接，滿足不同行業的管理場景及制度規范要求，支撐合規、高效管理。