企業文檔管理風險防范：企業經營不想踩雷？這5類文件必須妥善保管！
企業經營，就如同運轉一臺巨型的精密儀器，每一份重要文件都是不可或缺的零部件，一旦損壞或丟失，企業的正常運轉就會受到影響——試想一下，若企業在稅務稽查時，因財務憑證丟失而面臨罰款；或在勞動糾紛中，因勞動用工文件保管不善而敗訴；又或是在項目投標關鍵期，因資質文件過期而錯失良機，那將是多么慘痛的教訓！
我們梳理了企業經營中必須重點關注的5類文件，趕緊記下來，經營不“踩雷”！
一、經營執照及許可證類
1、包括哪些文件
營業執照、經營許可證、生產許可證、質量認證體系證書、資質證書（如資質等級證書、高新技術企業證書）等。
2、反面案例預警
某企業的資質證書沒有及時年檢，導致證書失效，在項目投標過程中仍放入招標文件中，導致投標失敗，錯失重大商業機會。
3、保管方式參考
經營證照類文件是企業合法經營與權益保障的基石。在會博通檔案管理系統中，可以應用專門的“證照管理”模塊來對紙質與電子證照進行集中管理。
一方面，將電子證照或數字化掃描形成的電子版分類歸檔存儲，同時紙質原件由專人管理、專柜存放，確保文件安全、保密；另一方面，可通過系統的自動提醒功能，在證照到期、失效前預警，提醒相關負責人及時處理，規避相應風險。
二、合同協議類文件
1、包括哪些文件
企業與個人或組織簽訂的各種合同（如銷售合同、采購合同、租賃合同）、協議（如合作協議）及補充協議。
2、反面案例預警
某企業在與供應商的合作中，由于合同文件丟失，雙方在價格調整和供貨時間等問題上產生糾紛，因無法提供合同原件作為證據支持，最終未能達成一致，大大影響了企業的正常生產經營。
3、保管方式參考
會博通系統提供了分類自定義功能，企業可以根據管理需求來構建合同文件管理架構，如按合同類型、簽署時間等方式，并將電子合同及數字化后的電子版分門別類歸檔存儲。
同時，紙質原件應存放于專門的檔案柜中，并將其存放位置錄入檔案屬性中，便于同步對照管理。還可通過檢索平臺快速檢索，并依權限查閱。
三、人事檔案類文件
1、包括哪些文件
入職資料（如簡歷、面試記錄、人員信息表等）、員工勞動合同、績效考核記錄、培訓記錄、人事任免文件、離職資料（離職審批、交接表）等。
2、反面案例預警
某企業因人事檔案管理不善，造成員工王某的人事檔案丟失，導致員工長期不能享受相關社保待遇、并影響退休手續的辦理，企業需承擔民事責任并賠償相應損失。
3、保管方式參考
應用會博通系統的“人力資源信息管理”模塊，可為每位員工建立獨立的人事檔案，并將其資料按類別歸檔。由于人事檔案的保密性，應用系統的權限與密級功能，可嚴格限制該分類的訪問。查閱時屏幕帶有防擴散水印，保密敏感信息安全。
四、財務會計類文件
1、包括哪些文件
會計憑證（包括原始憑證、記賬憑證）、會計賬簿（包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿）、財務會計報告（包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告）、其他會計資料（包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料）等。
2、反面案例預警
某企業因保管不善，導致會計賬簿損毀，面臨相應處罰。根據《中華人民共和國會計法》第四十二條，隱匿、故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的，給予警告、通報批評，可以并處二十萬元以上一百萬元以下的罰款；情節嚴重的，可以并處一百萬元以上五百萬元以下的罰款。
3、保管方式參考
會博通系統與財務、會計核算系統等對接，可將電子會計資料、附件及其元數據導入系統進行整理、歸檔及長期保存。系統提供四性檢測功能，確保電子檔案真實、完整、可用、安全。
對于紙質文件，可依相關規定分類整理后裝訂成冊或裝盒，存放于專門的檔案柜中，并在會博通系統中建立臺賬或目錄，錄入存放位置，實現一體化管理。
五、資產證明類文件
1、包括哪些文件
證明企業對不動產、動產、金融資產和知識產權等合法所有權的文件，包括不動產產權登記文件、固定資產登記文件、知識產權文件（如專利證書、商標注冊證書）等。
2、反面案例預警
某大型企業由于缺失不動產登記要件，導致超10萬平方米土地、超8萬平方米房屋無法取得不動產登記證書，補辦耗時良久，嚴重影響了企業的資產處置以及融資能力。
3、保管方式參考
不動產權證、商標/專利證書、重大資產購置憑證等核心資產證明，需保留紙質原件作為法定權利證明，采取雙套制歸檔，將紙質原件或實物存放于專門的資產檔案柜中，并通過系統提醒功能，提醒定期審查和更新，確保其合規性和準確性。還可通過會博通的智能庫房功能，實現實體與電子檔案的聯動互查、盤點統計等。
而對于非法律強制要求原件的文件，如設備清單等，可依據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等要求進行電子化歸檔。
企業文檔管理系統
在數字化浪潮中，文檔管理的重要性不言而喻。企業不僅要明晰各類檔案的歸檔范圍和要求，更要借助專業的文檔管理工具，實現文件的高效管理、安全存儲和便捷利用。會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件，作為眾多黨政機關、500強企業的智慧之選，能助力企業輕松應對文檔管理挑戰。
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