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分公司文件如何快速上傳？會博通檔案管理機器人:低成本，高效率！
企業成立分公司，重要文件、證照等，一張張掃描傳回總部，耗時耗力；
子公司分布各地，各類文件、材料、圖紙等數量大，難以及時上傳；
部門職能跨度大，各種檔案、項目資料類型多，收集難度大……
針對這類文檔多點分布、難以及時上傳、統一管理的情形，是為各分/子公司或部門單獨配備專職檔案管理人員負責掃描歸檔，還是讓成員自行安排掃描，再發回專職人員？
小博給您一個更加低成本、易上手、高效率的方案：會博通檔案管理機器人
會博通檔案管理機器人，是會博通與愛普生聯合開發的一體化檔案管理解決方案。它將會博通文件檔案知識一體化管理系統、電腦及愛普生掃描儀進行了優勢整合，助用戶做到一鍵掃描快速上傳、一人管理全員參與，為企業組織降本增效提供了新思路。
一、會博通檔案管理機器人如何實現快速上傳？
會博通檔案管理機器人，包括：會博通文件檔案知識一體化管理軟件（單用戶版）+電腦+愛普生掃描儀。部署完成后，3步即可快速掃描上傳。
1、管理員先在會博通系統內，預設好文件的保存路徑；
2、成員使用掃描儀掃描文件，支持自動雙面高速掃描、自動糾偏、自動圖像處理；
3、系統自動生成可被檢索的雙層PDF文件，上傳后，即按預設路徑自動歸集。
值得一提的是，愛普生掃描儀提供了自動雙面高速掃描、自動糾偏、自動圖像處理功能，并在系統內自動形成雙層PDF，避免了掃描文件時需手動翻面、手動調整糾偏、手動生成PDF等繁瑣工序，上傳錄入更加便捷。
二、會博通檔案管理機器人如何降本提效？
● 對于中小微企業、集中辦公的組織
配置1套檔案管理機器人，1人即可對全公司檔案進行管理。
組織可將檔案管理機器人配置在辦公區域內，當成員在工作中生成了檔案、資料等需要錄入時，可及時使用掃描機器人，掃描上傳；管理員通過會博通系統，即可將檔案歸類儲存、統一管理；需查用時，通過檢索功能可快速查閱。
推薦：中小微企業、各類事務所、商業服務機構、個人工作室等。
√某商業公司案例
某商業公司內部有大量紙質項目資料，亟需數字化歸檔。配置會博通檔案管理機器人后，項目人員通過掃描機器人，即可及時將合同文件、項目資料、票據憑證等快速掃描錄入；管理員在預設的保存目錄下，就可以查看所有上傳文件，并進行統籌管理。
● 對于大中型企業、分部門、多點辦公的組織
可使用“1+N”模式配置，即1套檔案管理機器人+多個掃描機器人，構建自動化歸檔網。
組織可將檔案管理機器人，部署在總部檔案部門，由管理員統一管理；并在所需區域，如各部門、辦公室等配置掃描機器人。當成員有文件產生時，即時可以掃描上傳。
重點是，組織可以根據分類架構，為各掃描機器人預設對應的保存路徑，構建自上而下、靈活覆蓋的自動化歸檔網絡，將各區域形成的文檔、資料及時數字化，統一規范管理。
系統最多可容納200人參與掃描上傳，并支持電子文件本地上傳、自動歸檔。
推薦：大中型企業、企業子/分公司、企業各部門、異地辦公工作組等
√某制造企業案例
某大型制造企業，各部門內形成的文件包括經營資料、合同文件、技術文件等，數量多工作量大，影響了歸檔的及時度、完整度。經了解后配置了會博通檔案管理機器人+多個掃描機器人，將檔案管理機器人配置由檔案員管理，并在相關部門內設置掃描機器人。
布設完畢后，員工使用部門內的掃描機器人，即可快速上傳，文件自動存儲至預設路徑內。管理員查看對應類目，即可分門別類細化管理，大大減少了檔案管理員的歸檔工作量，提高檔案數字化管理的效率。
三、會博通檔案管理機器人功能特色
會博通檔案管理機器人的核心，在于會博通文件檔案知識一體化管理系統，它提供文檔從收集、整理、存儲到利用的生命周期管理功能，能解決各種檔案管理難題。
標準化檔案架構：會博通支持紙質與電子檔案、涵蓋圖片、音頻、視頻等格式文件的綜合管理，提供了符合國家規范的標準化檔案結構和行業分類模板。在開始搭建檔案結構時，可直接應用系統提供的行業分類模板，該模板下的著錄屬性及檔案表格等會一并繼承。
批量處理功能：會博通提供了多種批量處理功能，如支持通過Excel表批量導入目錄、目錄屬性批量修改、將掃描形成的文件批量上傳到指定位置、批量打印紙質檔案封面等。各類批量處理功能，幫助管理人員快速完成檔案整理工作。
可視化數據統計：會博通內嵌的統計功能，可根據檔案種類、檔案保管期限等不同維度進行統計，并能對庫存檔案的綜合情況進行可視化展示，各檔案在庫情況一目了然。
最后的話
會博通檔案管理機器人的功能非常豐富，上述只是其中一覽。目前，會博通檔案管理機器人已在全國各地、各行各業的多家組織機構上成功實施。如您對會博通檔案管理機器人有疑問，歡迎聯系會博通技術客服咨詢。期待和更多合作伙伴們遇見，攜手開拓檔案管理新效能。
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