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合同、證照、會議材料……不同類型文件，要分開系統歸檔嗎？
企業組織運營中形成的各類文件往往很“雜”：類型雜、來源雜、樣式雜、格式雜……如何對其進行綜合管理，是檔案管理軟件要解決的基礎大題。會博通以覆蓋國民經濟十大行業、涵蓋全檔案門類的檔案管理服務經驗，打造了邏輯清晰的工作鏈路、功能豐富的工作臺，讓歸檔工作“化繁為簡”。下面小博就帶大家一起來看看。
標準化、靈活度兼備的檔案管理架構
不同部門、不同業務板塊內形成的文件屬性各異，如人事部門會經手員工檔案、轉正合同、績效考核表等，銷售部門會涉及到業務合同、產品方案、銷售報表等，如何構建切合實際需求的檔案管理架構，統籌管理所有相關文件？
首先，會博通會在需求溝通環節，將會結合客戶實際需求與行業相關標準規范進行梳理，構建一個科學合理、全局覆蓋的分類架構框架，讓客戶所需的各類文件都能科學分類、規范歸檔。目前，客戶應用較多的為以下兩種形式：
一是標準化的檔案管理架構。新建分類時，會博通提供了按上級單位要求制定的各行業分類模板，選用模板后，分類下所管理的檔案著錄屬性、編號方法、檔案表格等會一并繼承，這樣構建即符合相關標準規范，也科學合理，快速高效。
二是自定義構建的管理架構。可根據管理需要，自定義檔案的分類和目錄，以管理不同類型、來源的文檔資料；亦可自定義檔案的著錄屬性，如合同檔案，可將其著錄屬性自定義為合同編號、金額、簽訂時間等?？蛻艨筛鶕陨硇枨?，打造更精細化的分類架構。
多樣化的采集錄入功能
根據當下檔案采集的各類場景需求，會博通提供了提供覆蓋面廣、功能豐富的檔案采集錄入功能，以適配當下檔案管理工作的實際需求。如，數字檔案可通過屬性新建、Excel批量導入、批量新建等方式，實體檔案可通過掃描、批量上傳等方式進行采集。這里小博以下面幾個常用功能為例，為大家進行介紹。
掃描新建：配合會博通掃描機器人（掃描儀），掃描完成即生成文件，一步到位，并支持雙面高速掃描、自動生成雙層PDF、圖像自動糾偏功能，免去傳統的掃描-存儲處理-再上傳的多步繁瑣。聯合會博通檔案管理機器人（電腦+會博通文件檔案知識一體化管理系統）使用，還可先預設好保存路徑，讓分散在各辦公區域的成員通過掃描文件，自動完成文件的歸類上傳，大大減輕了檔案采集的工作量。
鏈接文件新建：針對大文件，如幾G的產品介紹視頻、會議紀錄音頻，如何錄入更合適？通過鏈接文件新建這一功能，文件會存放至專門的大文件目錄或視頻服務器，且系統支持流媒體播放，在系統上即可快速查閱，便于集中管理。
Excel批量導入：對于批量文件，無需一一手動新建，將記錄檔案分類信息的Excel表上傳，系統就會分層導入，并生成對應的分類與條目。比如，我們將記錄文書檔案信息的Excel表上傳，系統就會自動分層生成分類信息，供進一步設定。我們將第一層設定為“保管年限”，第二層設定為“年份”，設定完后，系統即按“保管年限-年份”邏輯生成分類架構，表內對應的條目信息也會一并導入，非常迅捷。
批量更換電子文檔：對于在檔案系統中已建立分類和條目，尚未具備正文內容的檔案，如何批量更換？首先，在檔案分類頁的“管理”菜單中，找到“批量更換電子文檔”功能。接著，選擇與文檔命名一致的命名規則，如按 CID 命名，框選按此規則命名的本地文檔上傳，即可進行批量更換。這一功能在檔案電子化過程中非常實用。
集成文件歸檔編輯功能的操作平臺
從專業化的歸檔流程出發，會博通打造了一個多功能的歸檔編輯平臺，能滿足文件歸檔全過程的操作需求。例如，在這個界面上，我們可按以下流程進行歸檔：
1、在待歸檔文件區，按條件檢索出未歸檔文件；
2、編輯待歸檔文件，如表格打印、編號、檔案注冊等；
3、在檔案庫內查找或新建對應的檔案類目；
4、將編輯好的待歸檔文件移入檔案庫內，或反向將已歸檔文件移回待歸檔文件區；
5、針對檔案庫內檔案，進行注冊，或打印表格和目錄等；
6、暫未需歸檔的文件，可移入資料庫中，或反向將文件從資料庫移回待歸檔文件區。
在同一頁面，即可完成上述歸檔及檔案管理的相關操作，免去了繁瑣的步驟，大大便利了檔案管理人員的工作，助力提升管理效率。
此外，智能輔助歸檔功能也是提效利器之一。設置好全宗號、歸檔年度、保管期限或檔案類型等條件，即可輕松完成自動分類、自動編歸檔號，實現一鍵歸檔。
業務系統文件輕松歸集
會博通可以與企業微信、云之家等多種業務系統無縫對接。在這些系統上形成的檔案，如合同、方案等；業務流轉中的管理痕跡，如企業微信上的審批意見等，皆可自動歸檔至會博通中分類保存。
這樣一來，各類系統上形成的成果文件與管理痕跡能夠規范留存，有利于組織回顧梳理、沉淀知識經驗。
外部系統包括但不限于：
OA系統：泛微、致遠、藍凌等
ERP系統：SAP、金蝶、用友等
財務系統：稅務、銀行、淘寶、京東等
即時通訊工具：微信、釘釘、云之家等
最后的話
會博通成立于1990，三十余年來始終專注于文件、檔案、知識一體化管理領域，不僅擁有豐富的實施部署經驗，更以周到、優異的服務見長。選擇會博通，您不僅可在現有的應用上進行定制修改，對于個性化需求，我們還會為您提供專業的項目團隊對接執行，為您量身配置符合實際管理需求的檔案管理系統。
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