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數字化檔案管理軟件解決方案——數字化檔案必備知識
數字化檔案管理軟件指的是將項目過程中產生的各種文件、資料、圖紙等紙質檔案進行數字化處理，以便于存儲、管理和檢索。會博通數字化檔案管理系統可以實現對檔案的分類、標記、檢索、共享和保護，提高了檔案管理的效率和精度，同時也減少了紙質檔案的占用空間和管理成本。
數字化檔案管理軟件
該數字化檔案管理軟件一般具備以下特點：
1.掃描：通過掃描設備將紙質檔案轉換為電子文檔。
2.標記：對電子文檔進行標記，以便于檢索和識別。
3.分類：對電子文檔進行分類，使其易于管理。
4.共享：支持多用戶同時訪問和編輯文檔，方便信息共享和協作。
5.檢索：提供高效的檢索功能，使用戶可以輕松找到所需的電子文檔。
6.保護：采取安全措施，確保電子文檔的機密性、完整性和可用性。
應用該系統可以提高檔案管理的效率和精度，降低管理成本和風險，同時還能夠為項目管理提供更好的數據支持和決策分析。
什么是數字化檔案管理軟件？
數字化檔案管理軟件通常就是指數字化檔案管理軟件，隨著時代發展，計算機技術、通信技術及互聯網技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式也遇到挑戰，在這時期，要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式，加快電子檔案建設，完善檔案管理系統，逐步實現檔案管理的數字化。
會博通綜合檔案管理系統提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。
主要實現檔案日常管理工作。包括對檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、審核、檔案轉遞、統計、查閱等業務處理功能。檔案采集系統數字化檔案采集系統主要批量完成對紙質檔案材料的數字化采集處理功能。系統提供了目錄編輯、檔案采集、數據審核三大功能，并利用現化代網絡技術，實現多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集處理能力。檔案查閱系統檔案查閱系統以組織系統專用網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了多方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。
什么是檔案信息化系統？
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為8個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。
數字化檔案項目的基本性質主要有：
1.信息系統集成：建立檔案管理信息系統，實現數字檔案管理；
2.元數據建模：建立以元數據為核心的數字檔案管理模式，實現數字檔案管理；
3.檔案記錄：建立新檔案管理系統，實現新的檔案記錄管理；
4.檔案清理：將檔案進行歸類、整理，以滿足特定應用需求；
5.數據格式轉化：將舊版檔案文件及元數據轉換為新的統一格式；
6.數據存檔：將新的檔案文件及元數據存檔，實現數字檔案管理；
7.信息交互：完善的檔案管理系統中，實現便捷的檔案數據交互。
8.系統安全：建立安全控制系統，保障檔案完整性；
會博通數字化檔案管理軟件的介紹
隨著我國的計算機技術、通信技術以及互聯網技術的飛速發展，可以說，傳統的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰。與發達國家相比，我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。在2006年,有關組織部門明確指出：要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式，加快電子檔案建設，完善干部檔案管理系統和干部信息管理系統，逐步實現檔案管理的數字化。檔案數字化必將成為今后檔案的主要存在形式。
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