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電子檔案管理“雙套制”與“單套制”有什么不同？
電子檔案管理“雙套制”與“單套制”有什么不同？
1、電子檔案“單套制”的解析
電子檔案“單套制”通常就是指只保存電子文件，而紙質文件不再進行保存，相當于隨辦隨歸檔。環節就如：提交歸檔-檔案室接收-檔案室長期保存，當中串入數字簽名。數字簽名是有效識別簽名者的唯一途徑，還能驗證文件傳輸過程中的安全性（是否修改等），所以原始文件、簽名串和數字證書作為一個整體進行保存，隨時驗證簽名的合法性及有效性。
換個方式解析，電子檔案“單套制”就是指對于由電子設備生成的源生而成的電子文件，經辦人在進行歸檔時只保存電子檔案，而不再生成與保存紙質檔案的歸檔制度。“單套制”電子檔案管理目前很多企業工作中的一種新型檔案管理模式，避免了了很多“雙套制”管理模式的弊端。
2、“單套制”管理特征
“單套制”管理特征歸納由下：
第一，數字軌，檔案是一種具有單軌特征的數字形式。
第二，同步操作。“單套制”可以在日常工作將OA辦公流程和電子檔案歸檔同步，整個流程采取權限控制與數字防偽技術，將文件的管理過程嵌入電子生成整個過程中，實現隨辦隨歸。
第三，存儲空間大。“單套制”電子文檔管理方式在儲存方面不會占用很多物理空間。
第四，系統維護。電子記錄在生成之后，那么整個管理流程重點是維護電子檔案管理系統的穩定性，即可保證文件、檔案的安全。
3、電子檔案"雙套制”概念
"雙套制”的概念由來很久了，與“單套制”的電子文件管理時代結合，為彌補電子文件真實性、長久保存等缺陷，在文件歸檔環節別強調“雙套制”歸檔。
4“雙套制管理”的特征
紙質環境中的“雙套制”主要是考慮到檔案的安全與利用的方便，因此，要求歸檔文件一套按規定移交進檔案館另一套由文件生成機構自己保存，即同樣載體、異地實行備份，再后來，"雙套制”歸檔是指保存一套紙質文件的同時，又以縮微膠片等形式予以保存另一套，即不同載體、本地或異地實行備份。
到了電子環境中，"雙套制”是專業針對歸檔保存狀態而言，亦稱為“雙套歸檔”。即對同一份文件，在歸檔保存其紙質版本的同時，又保存一份電子版本，使兩者共同處于存儲和可利用的狀態。
綜上所述：“單套制”和“雙套制”：“單套制”檔案歸檔后只有一種形式存在（“紙質OR電子”單套制”的模式，是相對于紙質+電子歸檔的一種新型模式。）單套制檔案管理模式，只能以規范的數字化信息進行傳遞。要實現這一傳遞方式的改變，需要從成文單位起草文件之時期，就進行規范化改革，實現文檔一體化管理。單套制檔案管理模式的運行，you提高檔案工作效率、降低檔案管理成本。
而“雙套制”同一份文件內容相同的以兩種形式管理（“紙質AND電子”就是指文件歸檔后紙質文件與電子文件共存的歸檔制度。雙套制檔案管理模式的實現，有兩種模式）。
紙質文檔管理是一種將具有重要作用和長遠查考價值的電子文件轉化為紙質文件，電子檔案管理主要為了利用率較高的紙質文件進行數字化。雙套歸檔的模式，在管理中，能將同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲與可利用狀態。
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