檔案管理軟件是否有必要？如果顧慮這4點，可能耽誤數字化進程！

在這個越來越講究投入產出比的時代，企業對于軟件系統的采購越來越謹慎。對于檔案管理系統，一些企業出于對系統實施的復雜性、實際效益的不確定性、員工的適應性等，仍猶豫不決，導致檔案數字化管理進程緩慢，甚至遠遠跟不上自身業務發展的實際需求。引入or不引入？本文或許能幫您理清思路。

對于系統，您是否存在這些顧慮？

問題一：擔心部署復雜

部署安裝檔案管理系統的過程會不會很復雜，遇到技術障礙是否有人協助處理？這是許多企業會擔心的問題。

針對這類問題，解決方案型的服務無疑更有優勢，也被更多企業所選擇，比如會博通檔案管理解決方案。對于系統部署，會博通專業技術人員將會從系統的安裝與調試、操作培訓到試運行全流程跟蹤管理，確保檔案管理系統的順利實施和高效運作，讓您無“部署”之憂，放心應用。

問題二：不確定實際效益

面對檔案管理系統，有部分企業不確定其對實際業務的具體價值，因此將系統引入的優先級置于其他數字化投入之后。

檔案管理作為一項基礎但關鍵的工作，對于企業經營的重要性不言而喻。一個高效的檔案管理系統，不僅能幫助企業合規經營，還有助企業從信息底層理清脈絡、為經營發展注入源源能量：高效規范管理檔案資料、優化檔案工作效率、讓檔案信息能高效檢索與利用、減少紙質文件存儲成本、確保信息的安全性等等，從而推動企業持續健康發展。

會博通的企業客戶來自各行各業，當中很多是較早已引入了會博通檔案管理系統，并與自身內部的業務系統進行了集成對接。這樣一來，各個系統上形成的文件資料，如工作報告、策劃方案、甚至是流程審批意見等等，都可以匯集到會博通系統中，當業務需要時就能迅速檢索查用。這為企業提供了全局型的信息支持，更利于在瞬息萬變的市場中迅速作出響應。

問題三：擔心數字化人力不足

企業還會有一種擔心：引入了數字化檔案管理系統后，沒額外的人力做錄入怎么辦？比如掃描，整理，著錄等工作。

要解決這個問題，會博通的“貓仔”解決方案可以說是“最佳人選”。“貓仔”提供了一種“全員參與收集，集中管理”的數字化管理模式。通過自動化功能與智能程序的配合，文檔數字化掃描及上傳的流程大大簡化，全體員工都可參與上傳，歸集至系統上集中管理。不僅降低了對專業人才的依賴，也可以應刃破解辦公點分布異地、多地的文檔數字化收集難題。

問題四：擔心員工適應性

也有部份企業會擔心，檔案管理工作專業度高，如果檔案管理系統操作復雜，員工不易上手，需要花費大量人力與時間進行培訓。

實際上，數字化檔案管理系統，如會博通檔案管理系統，以其用戶友好的界面與直觀便利的操作設計，大大降低了用戶的學習成本。即使是非專業人員也能快速上手，完成檔案管理全流程業務。并且，會博通提供了詳細的操作指南和完善的售后支持，確保用戶快速掌握基本操作，從而讓系統迅速投入到工作應用中。

最后，會博通有完善的售前售后服務，所以如果貴單位因為某些考慮，還不確定是否需要引入、或怎樣引入檔案管理系統，歡迎與會博通技術人員聯系。讓我們助您解決疑問，讓檔案管理系統為您的經營管理發揮作用。