外部鏈接：會博通檔案系統特色的對外文件檔案共享功能

外部鏈接，是會博通檔案管理系統中對外共享文件檔案的特色功能，能夠滿足企業內外部協作、客戶信息管理和工程項目管理等多種場景下的需求。同時，還注重信息安全和保密性，確保了企業在分享檔案內容時的安全性和可靠性。

一、功能概述

會博通檔案管理系統的外部鏈接功能，允許系統用戶選中檔案條目后，在個人通訊錄或公共通訊錄中選擇外部鏈接人，生成并分享檔案內容。這一功能不僅提升了檔案管理和分享的效率，還促進了不同人員之間的敏捷交流，推動了多任務的高效運轉。

二、分享方式

會博通檔案管理系統的外部鏈接功能提供了多種分享方式，以滿足不同場景下的需求：

1、短信分享：用戶可以直接點擊短信分享模式，將生成的鏈接以短信的形式發送給外部聯系人。這種方式簡單快捷，適用于需要快速傳遞信息的場景。

2、訪問地址分享：用戶可以復制生成的訪問地址，并將其粘貼給對方。對方通過訪問該地址即可查看檔案內容，這種方式適用于需要長期訪問或多次訪問的場景。

3、二維碼分享：系統會生成一個二維碼，外部聯系人通過掃描二維碼即可訪問相應的文件。這種方式適用于面對面分享或需要掃碼訪問的場景。

三、應用場景

會博通檔案管理系統的外部鏈接功能廣泛應用于多個場景，舉例如下：

1、企業間協作：當兩家或多家企業需要合作時，可以通過會博通檔案管理系統的外部鏈接功能實現跨企業的文檔共享和協作。這有助于提升合作效率，降低溝通成本。

2、工程項目管理：在工程項目中，工程項目人員可以通過系統直接將設計圖紙、施工圖紙等文檔發送給甲方人員或合作伙伴。通過外部鏈接功能，甲方人員或合作伙伴可以方便地查看和確認文檔內容，從而提高工程項目的進度和質量。

四、安全保障

會博通檔案管理系統在提供外部鏈接功能的同時，也注重信息安全和保密性。例如，通過定制的外發鏈接功能，內部員工可以使用系統發送文檔給用戶，但外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開次數和下載次數都受到限制。此外，網頁打印功能也被設置為空白，以防止敏感信息的泄露。這些安全措施確保了企業在分享檔案內容時的安全性和保密性。