智慧高校檔案管理系統：檔案館檔案收管存用，與學校各業務系統對接、在線歸檔

智慧高校檔案管理系統，是一個綜合檔案管理平臺，實現了對大學檔案館內黨群、行政、教學、科研、基建、財會、設備、出版、外事、實物等各類檔案的高效收管存用，并支持與學校各個業務系統實現無縫對接、在線歸檔。

一、智慧高校檔案管理系統優勢

1、全門類檔案管理：全面涵蓋了學生、教職工、教學科研及行政管理等各方面的檔案信息，實現了檔案資源的全面整合和統一管理。

2、系統功能齊全：提供了覆蓋檔案管理全生命周期的各項功能，同時支持電子文件和紙質文件的歸檔管理。

3、業務系統無縫對接：支持與學校OA系統、教務系統、財務系統等業務系統進行無縫對接，實現電子文檔在線歸檔。

4、支持子系統建設：除了搭建綜合檔案管理系統，也可以根據高校檔案管理需求，搭建學生檔案管理子系統、學籍檔案管理子系統、聲像檔案管理子系統等。

二、智慧高校檔案管理系統核心功能

1、檔案數字化采集與錄入

①支持逐條檔案信息錄入，適合錄入檔案信息較少的情況。

②支持多種文件格式的批量上傳，比如PDF、Word、excel、圖片等，方便用戶將紙質檔案轉化為電子檔案。

③配備OCR文字識別功能，能夠自動識別并提取紙質文檔中的文字信息，提高檔案數字化的效率。

2、檔案分類與整理

對檔案進行分類、排序、編目、裝訂等系統化、有序化處理。

3、檔案存儲與管理

①支持眾多格式的文件存儲與在線預覽、閱讀，確保檔案資料的完整性和可讀性。

②配備防火墻技術和定期備份機制，有效防止外部攻擊和數據丟失風險。

③內置權限管理機制，確保檔案信息的安全性，僅授權用戶方可訪問特定檔案。

4、檔案檢索與利用

①提供關鍵詞搜索、多維度篩選等功能，滿足用戶在不同場景下的多樣化需求。

②支持在線查詢與遠程借閱服務，使檔案查閱不再受時間和地點限制。

③支持文件的移交功能，方便用戶在不同部門之間進行文件交換。

5、其他功能

①文件管理：支持文件的上傳、下載、編輯和刪除等基本操作。

②立卷管理：能夠對檔案進行立卷處理，形成有序的檔案卷冊。

③庫房管理：可以實現對庫房內檔案的物理位置、存儲狀態等進行實時監控和管理。

三、智慧高校檔案管理系統的預期效果

1、提高效率：通過數字化管理檔案，減少傳統紙質檔案的管理時間和成本，提高檔案的查詢和更新效率。

2、便捷訪問：實現檔案信息的在線訪問，師生可以隨時隨地獲取所需信息，方便學術研究和個人查詢。

3、安全保障：系統可設定多層權限管理，確保檔案信息的安全性和保密性，減少人為損壞或丟失的風險。

4、信息共享：實現檔案在學校各個部門或分校之間的無縫共享，促進信息流通，提高工作協同效率。

5、合規管理：確保學校檔案管理符合國家和教育行業的法規要求，便于審核和檢查。

6、可追溯性：系統記錄檔案的操作歷史，方便追溯和審計，確保檔案管理的透明性。

四、系統應用

智慧高校檔案管理系統廣泛應用于高校的各個管理領域，如綜合檔案管理、學生檔案管理、教師檔案管理、科研檔案管理、教務檔案管理等。通過該系統，可以方便地獲取各類檔案信息，為高校的教學、科研、管理等工作提供有力支持。