數字化檔案管理系統，企業紙質檔案電子化解決方案

企業紙質檔案電子化，意味著將傳統的紙質檔案轉換為數字形式進行管理，通過數字化技術提高檔案管理的效率、安全性和可持續性。應用數字化檔案管理系統，對于企業來說不僅是一種管理方式的轉變，更是提升競爭力和適應數字化時代的重要舉措。通過數字化檔案管理系統，企業可以更好地管理和利用信息資產，提升工作效率，降低成本，增強信息安全，推動企業發展。

一、企業在紙質檔案管理上面臨的問題

1、紙質檔案占用大量存儲空間，增加租金和管理成本。

2、紙質檔案存在檢索不便的問題，查找費時費力，效率低下。

3、紙質檔案管理容易受到盜竊、災害、損壞等風險影響，嚴重時會造成重大損失。

4、紙質檔案無法實現即時共享和協作，利用率低。

5、部分行業可能面臨合規性問題和法律風險。

二、數字化檔案管理系統的核心功能

1、數字化轉換：利用掃描設備將紙質文件轉換為電子形式，實現檔案的數字化處理。會博通有專門的掃描機器人。

2、文件分類：對數字化后的文件進行分類和標注，建立清晰的目錄結構和索引系統，以便于后續查找和管理。

3、檔案存儲：將電子文檔存儲于電子系統中，可選擇本地服務器或云端存儲等方式。

4、權限管理：通過權限管理功能，可以對電子檔案的訪問和編輯權限進行精細化控制，保護敏感信息的安全性。

5、檢索功能：通過系統提供的檢索功能，用戶可便捷地根據關鍵詞或索引查找和瀏覽檔案。

6、審批流程：系統支持審批流程，便于對文件進行審核和批準，提高工作效率。

7、備份與恢復：對電子檔案定期進行數據備份，以確保數據安全性。并能夠快速恢復數據以保證業務連續性

8、檔案統計：檔案類型、年度、保管期限、密集、利用情況等的分布統計，讓檔案管理員可以隨時了解檔案管理情況。

三、會博通數字化檔案管理系統的特點

1、界面友好：界面友好，類似于訪問網站，模塊區分明顯，操作比較簡單與直觀。

2、方便性：PC、手機可多端應用，功能簡便，實現檔案歸檔、查詢、借用及相關消息提醒功能。

3、安全性：系統采用各種安全措施，如權限控制、加密技術和安全認證，以確保檔案數據的機密性和完整性，防止未經授權的訪問和篡改。

4、可擴展性：具有良好的可擴展性，能夠適應組織檔案規模的增長和業務需求的變化，還能與OA、ERP、財務系統、即時通訊等無縫集成。

5、檢索效率：具備快速高效的檢索功能，用戶可以通過關鍵字搜索、二次搜索、組合檢索、ocr識別全文檢索、搜索類等方式迅速定位所需檔案，提高工作效率。

6、合規性：系統符合相關法律法規和行業標準，能夠滿足組織對于檔案管理的合規性要求。