合同檔案管理系統：合同起草到歸檔全流程管理解決方案

會博通合同檔案管理系統是綜合管理合同文件檔案信息的軟件，適用于各種規模的企事業單位。會博通合同檔案管理，是一個全流程的合同管理解決方案，實現了合同文件從起草到審批、執行、歸檔等過程的管理和應用，功能涵蓋合同檔案管理、合同審批流程監管、發票管理、提醒管理以及相關文件存檔管理等。

一、會博通合同檔案管理系統研發背景

會博通研究發現，企業合同檔案管理存在一些痛點和難點。

1、合同檔案資料收集不完整。在收集檔案時，檔案工作人員往往過于關注上級材料和結果材料的收集，而忽略了過程材料的收集。

2、合同檔案內容缺乏規范性。許多企業沒有專門負責內部文件模板、格式和內容的規范化，導致合同檔案的書寫不規范、內容各異、格式混亂，甚至出現合同編號重復的情況。

3、履約進度難以掌控。了解企業的經營情況、合同是否已履約完畢以及正在執行的合同數量是至關重要的。然而，目前大多數企業對于合同進度的掌控仍然較為依賴人工操作。

4、合同檔案利用不便。合同檔案數量龐大、內容繁雜、整理混亂，使得查找困難，同時也容易出現檔案丟失、損壞和分享不安全等問題。

二、會博通合同檔案管理系統基礎功能介紹

會博通集成了合同的創建、審批、簽署、執行、歸檔等各個環節，實現了全流程的合同管理，還可以對合同檔案進行收集、整理、查詢、統計、分析等操作，大大提高了合同管理的效率和準確性。

1、合同錄入：將紙質合同轉化為電子合同，快速、準確地將合同信息錄入系統。  

2、合同審批：通過系統實現合同的在線審批，簡化流程，提高審批效率。  

3、合同存儲：將電子合同存儲在系統中，節省空間，提高合同檔案的可靠性和安全性。  

4、合同檢索：通過關鍵詞、編號、日期等信息快速檢索和查閱合同檔案，提高工作效率。  

5、統計分析：對合同檔案進行數據分析和統計，為企業決策提供支持。  

6、權限管理：對不同用戶設置不同權限，確保合同檔案的安全性和保密性。

三、會博通合同檔案管理系統解決方案特點

1、支持全員依權限管理檔案。無論合同資料流轉于OA、ERP，還是財務、企業微信等第三方系統，都可以直接由一線人員按照權限進行歸檔。合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書等可以與主合同簽訂文件“綁定”為統一整體，進行集合歸檔。

2、支持合同流程化管理。會博通合同檔案管理系統可以將合同的創建、審批、簽署、執行、歸檔等各個環節進行流程化管理，并通過系統內置的流程引擎實現各個環節的自動化流轉，避免了傳統合同管理方式中出現的操作不規范、審批不嚴格等問題。系統還可以對每個環節的操作進行記錄和跟蹤，方便后續的查詢和審計。

3、支持到期提醒功能。為方便企業合理規劃資源、提高履約質量、增加客戶粘性，系統提供了合同檔案到期提醒功能。履約結束后，系統將自動通過短信或郵件提醒相關負責人，以便做好后續服務和業務拓展。提醒頻次和方式可根據實際情況自由選擇。

4、高效便捷的檔案利用。會博通企業合同檔案管理系統提供了根據工作職能和授權的高速搜索引擎，用戶只需在搜索框中輸入關鍵字點擊搜索，即可快速找到所需檔案。合同檔案文件匹配紙質檔案的關鍵信息，點擊查看即可輕松找到。同時，用戶還可以利用封裝檔案信息的二維碼分享合同檔案給需要的同事。被分享的合同檔案可同步限制水印、查閱時間和打印權限等操作。

5、多維度統計分析。會博通合同檔案管理系統支持多維度的統計分析。比如，可以按照不同的維度對合同金額、合同數量、合同執行情況等進行統計和分析，為企業決策提供數據支持。

四、會博通合同檔案管理系統的應用場景

實際上，會博通合同檔案管理系統可以適用于任何需要管理和跟蹤合同的組織和行業，并能根據具體需求來定制功能和流程，以滿足不同場景的合同管理需求。以下是一些常見的應用場景：

1、企業合同管理：幫助企業管理和跟蹤各種合同，包括供應商合同、客戶合同、勞動合同等?？梢詫崿F合同的電子化存儲、分類、索引和檢索，提高合同管理的效率和準確性。

2、政府機構合同管理：幫助政府機構管理各類合同，例如政府采購合同、建設工程合同等。可以提供合同審批流程、合同履約跟蹤、合同數據統計等功能，提高合同管理的規范性和透明度。

3、法律事務管理：協助律師事務所或法律部門管理合同相關的法律事務。可以包括合同起草、審查、修改、歸檔等環節，提高法律事務的效率和準確性。

4、教育機構合同管理：用于管理教育機構的各類合同，例如教師勞動合同、物資采購合同等?？梢蕴峁┖贤炇?、合同到期提醒、合同變更等功能，簡化合同管理流程。

5、醫療機構合同管理：用于管理醫療機構的合同，包括醫療服務合同、醫保合同等?？梢蕴峁┖贤瑢徍?、合同歸檔、合同查詢等功能，提高醫療機構合同管理的效率和準確性。

6、房地產合同管理：用于管理房地產開發商或房地產中介的合同，包括房屋買賣合同、租賃合同等?？梢蕴峁┖贤炇稹⒑贤瑐浒?、合同查詢等功能，簡化房地產合同管理流程。

會博通合同檔案管理系統解決方案，通過智能化應用，實現了合同檔案管理更全面、更規范、更實時，暢通了合同文件從起草到審批、執行、歸檔等全過程的管理通道，讓合同文檔真正成為企業穩定發展的“指南針”。