掌握這5個步驟！輕松編制工程項目檔案分類方案！

做工程項目檔案的朋友們，在進行檔案管理規劃時，第一步遇到的卡點往往是：不知道怎么編制工程項目檔案分類方案！其實編制工程項目檔案分類方案沒那么難，掌握5個步驟就好啦！這5個步驟分別是：項目檔案內容分析、類目劃分、類目排序、分類編號、類目表的編制。具體怎么弄？往下看。

01工程項目檔案分類方案編制步驟

1）項目檔案內容分析

項目檔案內容分析是指對本工程項目所產生的項目檔案的種類、內容及構成進行分析和全面掌握與了解，這是做好分類方案的基礎。具體的做法是將所有的檔案收集起來，然后對收集好的檔案進行盤點，在盤點的時候做好信息記錄。

2）類目劃分

有了全部的信息和分析之后，就需要進行類目劃分。類目劃分就是將工程項目涉及的檔案進行分類。進行類目劃分時，按類別層級進行，即先進行大類的劃分，即一級類目劃分，再對一級類目進行二次劃分，形成二級類目，繼而再進行三級以上更細類目的劃分。

類目劃分可圍繞本企業或項目情況開展，企業或項目檔案一級類目大體可以分為行政管理、黨群管理、經營管理、基本建設等幾大類。工程項目檔案包含在基本建設類目當中。工程項目檔案類目的劃分，可以結合檔案標準以及各單位的具體情況制定。

舉個例子，對于基本建設類的二級類目劃分，一般可以以工程項目進行分類，這樣就將同一工程項目下的檔案集中在一起?；窘ㄔO類的三級類目可按照檔案標準DAT282002附錄A可以分為可行性研究、設計基礎文件、設計文件、施工文件、監理文件等等。在三級類目之下又可以細化四級類目。

3）類目排序

各級類目確定后，需要對各級類目進行橫向排序，明確類目彼此之間的相互關系，并體現出一定的分類規律。檔案中的類目排序可按照時間順序進行排序，即將先后發生的檔案按照時間順序排列。這有助于對工程項目的歷史發展和演變進行追溯和研究；也可以按照字幕順序進行排序，即按照檔案名稱的字母順序進行排序，將相同字母開頭的檔案放在一起。這是一種簡單直觀的排序方法，適用于較小規模的檔案集合。

4）分類編號

類目排序完成后，整個分類的類目體系已經形成，即可根據實際需要及已確定方法對類目進行編號，編號一般采用英文字母、阿拉伯數字、漢語拼音等組合形式。

5）類目表的編制

在上述步驟完成后，則需將類目劃分、排序及編號的結果通過一定的形式固定下來，這種形式主要采用表格法。

02依據分類表編制檔案號

工程項目檔案分類方案是指對工程項目檔案進行分類、歸檔和管理的一套規范和方法。工程項目檔案分類方案的最終成果是形成《工程項目檔案分類表》，在工程項目檔案整理時，應依據《工程項目檔案分類表》對檔案進行科學分類并編制檔案號。

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