知識學院
邁入“電子檔案”時代，電子歸檔系統已經在多家企業上線
隨著信息技術的發展，越來越多的企業開始將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案。這標志著我們邁入了一個全新的“電子檔案”時代。為了更好地管理企業的檔案資料，許多企業已經上線了會博通電子歸檔系統，比如廣東通訊、中建八局、重任集團、能興地產、知行良知、佛山工控、路路通、中科智道、國藥控股等中大型企業，另外具有10萬+意向合作企業客戶，不得不說會博通電子歸檔系統這項技術給企業帶來了很多便利與工作效益。
一、會博通電子歸檔系統總體功能結構盤點：
檔案收集：電子文件收集、電子文件登記、電子在線接收、原文上傳
檔案管理：電子檔案分類、編號編目、組件組卷、檔案提交入庫
檔案管理：到期鑒定、檔案移交、檔案銷毀、檔案統計
檔案利用：電子檔案檢索、借閱管理、電子檔案編研、歸還管理
庫房管理：庫房盤點、溫濕度管理、研究院檔案安全檢查、出入庫管理
系統管理：全宗管理、用戶管理、組織管理、角色管理、權限管理、系統日志。
檔案業務管理：分類管理、元數據管理、模板管理、流程管理、報表管理。
檔案工具：四性檢測、格式轉換。
輔助管理：維護系統的公共信息；
系統接口：檔案系統與其他辦公系統之間的接口。
機構管理：維護三級機構目錄信息；
二、會博通電子歸檔系統功能優勢
會博通電子歸檔系統充分利用了現代信息技術，將企業的紙質檔案數字化存儲，實現了檔案的電子化管理。通過電子歸檔系統，企業可以方便地對檔案進行存儲、檢索和共享。同時，該系統還具備多種功能和作用，如自動分類歸檔、快速檢索、安全備份等。
1）電子歸檔系統可以實現自動分類歸檔。
傳統的紙質檔案需要經過繁瑣的分類整理，很容易造成資料混亂或遺失。系統可以根據預設的規則和關鍵詞進行自動分類歸檔，大大減輕了檔案管理員的工作量，提高了歸檔效率。這樣一來，企業可以更好地管理和掌握自己的檔案信息。
2）電子歸檔系統具備快速檢索功能。
在傳統的紙質檔案管理中，查找特定檔案需要耗費大量的時間和精力。系統通過關鍵詞搜索、目錄導航等功能，可以快速準確地找到所需的檔案信息，提高了工作效率。不僅如此，某些高級的電子歸檔系統還可以進行全文檢索，可以搜索檔案內的文本內容，更方便地找到所需信息。
3）電子歸檔系統還可以實現檔案的安全備份。
在傳統的紙質檔案管理中，因為紙質檔案容易受到火災、水災等自然災害的損壞，造成檔案的丟失甚至毀滅。系統可以將檔案數據進行電子化存儲，并進行定期的自動備份，將檔案數據保存在遠程的服務器上。即使發生了突發情況，企業的檔案信息也是安全可靠的。
4）電子歸檔系統還提供了檔案的共享和協作功能。
在傳統的紙質檔案管理中，檔案的共享和協作往往面臨時間和空間上的限制。系統可以通過網絡，讓多個用戶同時訪問和編輯同一份檔案，實現了檔案共享和多人協作。這樣一來，不僅方便了企業內部的檔案管理，也加強了部門之間的溝通和協作。
會博通電子歸檔系統是企業進入“電子檔案”時代的重要一步。它利用現代信息技術為企業提供了全新的檔案管理方式，具備了自動分類歸檔、快速檢索、安全備份、共享協作等多種功能和作用。通過系統企業可以更好地管理和利用自己的檔案信息，提高工作效率，降低管理成本。相信隨著技術的不斷發展和成熟，電子歸檔系統將會帶來更多的創新和變革，為企業帶來更多的便利和效益。
推薦閱讀：
