知識學院
會博通數字檔案管理系統平臺：紙質檔案·電子檔案一體化管理
一、檔案管理背景
當下眾多企事業單位愈發重視本單位的數字化建設，使其面對復雜競爭環境下，保持高質量發展和持續競爭力，而檔案作為企業單位重要的信息資源，怎樣整合及利用種類繁多的檔案？怎樣科學規范地管理？將是企事業單位數字化轉型過程中必須解決的難題；同時，隨著近年來《“十四五”全國檔案事業發展規劃》、《會計檔案管理辦法》、《電子會計檔案管理規范》、《中華人民共和國檔案法》、等政策的相繼發布，檔案數字化建設已成為各企事業單位檔案管理工作發展的重要方向和目標。
二、檔案管理痛點
隨著時代的發展與互聯網技術的進步。數字檔案管理已成為檔案管理的一種重要方式，傳統檔案管理模式已很難適應當下眾多政府、機構、企業數字化的發展需求；并且無法做到為釋放檔案資源價值，升級數字化檔案管理，實現新時期檔案工作的高質量發展，亟需解決以下痛點：
1、紙質檔案易丟失，需占物理空間、打印量大、存儲成本高；
2、檔案數據缺乏定級與脫敏等安全管控，敏感檔案數據外泄的風險大 。
3、各行各業涉及的檔案門類多，當下現狀管理分散，部門間難以建立高效的共享協作方式；
4、紙質檔案安全性較差，容易損壞、丟失、泄密，不便于長期保存；
5、傳統管理模式會讓上級單位對下級單位的監管乏力；
6、檔案共享性較差、利用性差，影響協同工作效率，容易造成信息孤島；
7、檔案的集中歸檔、鑒定、銷毀、檢索、借閱等效率低，不符合當下快速發展的信息化管理訴求；
8、檔案調閱、日常管理記錄不完整或者不規范，難追溯；
三、會博通檔案管理軟件系統方案簡介
針對上述各種檔案管理痛點，會博通推出基于眾多行業的檔案管理業務需求提供了專業化的檔案管理解決方案，
1）用于收集分散于各業務系統與案卷相關的電子文件內容和元數據，
2）通過權限控制等手段“宣布”對應歸檔電子文件內容和元數據的“占有”，避免其在正式歸檔前被修改、刪除、損壞、遺失、泄密、防篡改等，保證應歸檔電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性；提高電子檔案管理的利用性和安全性。
3）支持錄入用戶本地電腦的電子文件 ，并可對案卷、卷內文件和件內文件進行整理編排以及相關元數據整理補充的工作，
4）實現對檔案數據進行數據收集、整理歸檔、移交入庫、檔案數據管理、檔案檢索、專題編研、查檔登記、鑒定與銷毀管理、數據統計等功能。
5）符合國家相關法律法規要求。幫助客戶搭建數字化檔案管理軟件，實現檔案資源整合、發揮檔案資源價值，助力企業數字化升級。
6） 純紙質檔案向電子化檔案轉型
7）建立電子檔案數據中心和數據倉庫
8）提高電子檔案管理的利用性和安全性
四、會博通檔案管理軟件系統功能介紹
1、系統磁鐵式桌面
檔案首頁采用的式靈活的磁鐵式桌面，根據用戶的工作需求可以選擇性展示了用戶最常用的功能與最需要了解的信息，方便用戶了解系統整體情況，更快捷的利用與管理檔案，為企業內部員工提供一站式檔案信息服務平臺
2、檔案接收
● 根據每個全宗、每種檔案類型（文書類、圖片類、技術類、證件類、科技類、財務類）管理的具體情況，系統可以支持自定義元數據管理模式。
● 直接與上游業務辦公系統進行無縫銜接，可以及時采集上游業務系統的元數據及附件，全程跟蹤。
3、檔案整理
系統在檔案采集分為在線編目/著錄、批量導入、API數據接口三種歸檔方式，用戶就能將所有的檔案歸檔數據都會進入檔案整理庫中，統一進行整編、分類管理。
4、檔案利用
對于歸檔庫的檔案，用戶可以對其權限范圍內的檔案進行借閱利用申請，申請通過之后用戶可以在我的借閱中閱讀或下載檔案文件；檔案管理員可以對已借閱的檔案的利用過程進行管理。
5、檔案移交
● 列明應當移交的案卷明細、移交人、移交日期、審批人、監交人、移交原因等內容。
● 內部檔案部門接收檔案，審閱相關信息，一鍵接收。
6、檔案歸檔
對于歸檔庫中的檔案，管理員可以完成日常的管理工作，包括案卷歸檔操作（歸檔/取消歸檔）、拆卷(駁回重新立卷)、打印封面目錄、記錄歸檔操作（確認歸檔成功、取消歸檔成功、打印封面、拆卷等）。
7、檔案檢索
● 在系統海量的檔案庫中尋找自己所需的某個檔案文件，用戶可采用多種方式對本單位及系統內其他單位的檔案條目進行檢索，并在其權限范圍內對檔案進行利用，超出權限范圍的利用需求可通過提交賦權申請經審批通過再加以利用。
● 檔案系統中全文檢索是類似于360搜索、百度搜索的檢索方式，用戶只需在搜索框或搜索平臺中輸入關鍵字或詞，系統在所選的范圍（全宗、檔案門類等）內進行對條目指定字段值的關鍵詞的匹配，輸入的關鍵字可以為檔案類型、全宗號、目錄號、保存年限、歸檔日期、標題中包含的某些關鍵字等等，系統會查詢出符合的檔案數據。
● 系統中還提供了更為精準快速的遞進檢索功能，主要是基于對多項類似檔案檢索結果的再次過濾。
8、檔案管理數據統計
依據用戶需求，可以自定義多項數據統計，檔案類型分布統計、檔案年度分布統計、檔案保管期限統計、檔案密集分布統計等。
五、會博通檔案管理軟件系統方案特點
1、電子檔案全生命周期管理
基于檔案保管生命周期分級存儲管理，實現檔案接收、檔案管理、檔案利用全過程管理，釋放檔案價值，提升業務效率。
2、多格式在線預覽
用戶無需關注文檔存儲、轉碼、在線瀏覽等技術細節的情況下，快速搭建安全可靠、高可定制的文檔處理平臺，助力企業OA\ERP\財務\HR等應用系統的功能升級。
3、空間節約可視化
對檔案數據的數量、類型、空間使用情況、風險監測等進行可視化展示。
4、 檔案數據存儲防篡改
支持特性的各類存儲介質接入，如磁帶機(庫)，光盤庫等存儲設備。支持對重要檔案數據進行離線備份/歸檔固化保存，確保檔案數據安全，防篡改。提高系統的高可用性和災難可恢復性。
5、“四性檢測”方案
對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，保證電子檔案的四性在電子檔案生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用。
6、內容精準識別
提供綜合性的圖像理解、識別等服務，可與用戶業務應用無縫集成，快速搭建安全可靠、高可用的圖像分類和文字識別平臺。
7、自帶歸檔備份機制，保護數據存儲安全
基于歸檔備份策略，可自動化的對文件數據進行安全歸檔備份，無需第三方備份軟件即可實現數據歸檔備份
8、檔案數據分類分級安全管控，數據預覽脫敏處理
自動對內容進行識別和合規檢查，并根據安全策略自動對數據進行安全定級，并依據安全級別進行安全管控；根據文件級別，進行檔案數據安全合規脫敏處理，檔案內容查看“千人千面”。
9、內容快速檢索
保持了系統本身的兼容與開放，能夠為用戶提供穩定、彈性可擴展的搜索服務，幫助用戶聚焦檔案管理業務本身。
10、提供檔案利用數據5個維度全方位的安全保障
①集成電子歸檔章：有效防止電子文件偽造、篡改。
②防擴散水印功能：保障文件、檔案安全流通
③檔案監控更全面：實體檔案與電子檔案雙管齊下
④細?；瘷嘞薰芾恚簷n案安全保障精準高效
⑤ IP訪問控制：從硬件上保障檔案管理安全
會博通致力于為企事業單位提供專業的文件、文檔、檔案、知識管理軟件系統產品，此次檔案管理軟件解決方案的發布，為企事業單位提升數字檔案管理的真實性、完整性、可用性和安全性提供了優質保障；同時推動企事業單位的檔案收、存、管、用，為企事業單位檔案管理全面數字化進程提供一份助力！
推薦閱讀：
