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電子證書管理系統解決方案：證書數字化，有效優化企業證書管理
企業重要的資質證書較為多，比如企業的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、用工許可證等，有的集團企業更是數量成百上千，加上各種關聯性的經營資格、資質證書、資質有關的個人證件，與資產有關的房產證、車產執照、注冊商標證等，更是成千上萬，那么如何有效地管理好這些證書，為企業的生產經營活動提供及時高效的證書管理服務，已這是很多企業目前一項非常緊迫且重要的工作。
作為企業或其他機構，為何要進行證書檔案管理呢？
①公司證書暫未實現數字化，查閱要專門跑到行政管理部門或者領導辦公處獲取，如遇到負責人請假即難以辦理，確實影響工作效率。
②外出投標、代理開店、分公司業務需求等借出證書頻率很高，在忙碌中有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通，而且容易導致證書信息泄露，給公司帶來損失。
③證書分類不科學，導致在大量的證書文件中查找都經?；ㄙM大量的時間，紙質證書還容易受到損壞。
④證書文件多數是具備有效期，一旦證書很多，那么某些證書已過期都不得而知，用時方知重要卻無法及時處理。
⑤各部門申請的各種證書資料無統一上繳，公司也沒有統一集中管理，讓公司擁有什么證書，證書在哪里均不清楚，導致證書無從找起，長此以往將會導致公司各種損失。
會博通證書文件管理系統
會博通電子證書管理系統解方案，可以滿足各種企業、機構需求，實現了實體及數字證書文件的集中統一管理，結合標準版的借閱流程管理，提供證書管理效率及規范性。
1、證書管理信息化
會博通電子證書管理軟件系統，實現了證書管理的信息化存儲和應用。在證書存儲方面，支持對證書的文本、日期、金額、類型等屬性定義，還能根據需求選擇證書性質、證書類型、管理部門等進行分類方式進行結構化、有序化證書管理。此外，包含證書申辦、延期，證書搜索、變更、證書統計、證書提醒、借還登記等均可通過線上的方式解決，簡單又方便。
采用會博通證書管理系統，可以把企業當中的營業執照、經營許可證等經營類執照；質量體系認定證書、儀器儀表鑒定等資質性證件；專利、商標、著作權等權利證書；土地證、房產證、車船行駛證等資產性證件數字化存儲于系統中，既能夠很好地備份和保護了原件，也能提高證書的利用率。
2、證書分類與管理授權
企業的證書管理與企事業單位的商業運營工作是息息相關的，所有做好保密性以及權限管理非常重要。會博通綜合性證書管理系統為用戶提供了分類授權體系輔助企業進行證書安全管理。會博通的分類授權體系屬于細?；跈?，即可每一個分類都可以進行單獨授權、配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內容的訪問密集，以及對其操作權限。
板栗：李一是某公司商務部的同事，經常需要參加招投標的活動，需要用到營業執照、審計報告、iso等資料，為避免反復申請使用耗時和繁瑣，系統管理員，可直接授權李一擁有招投標證書的使用權限，允許它在權限范圍內，進行自主調用。
4、證書借用與歸還
證書不僅要存、還要用，會博通為用戶提供了流程化的借閱與歸還處理平臺，可以準確記錄證書利用情況。借閱與歸還流程化管理，為企業證書利用提供了極大的便利。在實際的執行中，用戶只需要通過系統，勾選證書并將之放進收納盒中，就可以一鍵發起標準化的借閱流程，流程步驟即表單均可自定義。
板栗：假設您需要借閱電子證書，那么直接通過線上提交借閱申請、下載借閱證書就可以了；假設您是需要借用實體證書，也可以通過線上申請、線下取用的方式進行借閱。電子化的借閱方式，使證書的借閱痕跡實時、規范化地留存在系統當中，便于證書的便捷利用與追溯。
3、證書事務提醒
各類營業執照、許可證資格證書的有效期、更新時間各不相同，為了避免證書失效過期、不耽誤業務運作，需要定義進行年檢或更新。
會博通綜合證書檔案系統，內嵌了提醒功能，用戶對每一份證書都可以設置多個提醒，讓證書年檢、換證、延期等工作永不落單。證書提醒方式可以以郵件或短信的方式進行。
板栗：假設某份許可證需要在12月進行年審，那么您可以提前為該許可證添加提醒：許可證年審辦理；預設時間可為12月1日3天前，以每天一次的周期發送給對應的負責人或部門。設置好后，您就可以不用可以記住年審的時間，到期之后，系統會主動向負責人及相應的部門發出郵件或短信，提醒其作出相應。
5、電子證書防擴散水印
會博通為用戶提供了在借閱流程中，設置生成電子證書打印水印功能。通過證書借閱申請后，管理員可根據提交人提交的用戶，設定打印水印，用于限定電子證書的使用范圍，可自由設置多項參數，滿足更為個性化的水印設置。
水印設置的模式可完全自主定義，您既可以直接套用單位名全稱、單位名簡稱、單位英文名、系統名稱，也可以直接自由定義水印內容。比如，您審批的證書用于某某項目投標，可直接在系統中打上水印，僅限用于某某項目招投標。這樣就很好地規避了證書被濫用的風險。
6、證書安全管理
區別和普通的文件夾、excel等證書關系，系統性的證書管理應用能夠為用戶提供更為安全的證書保護。在會博通綜合證書管理系統當中，我們為用戶提供了痕跡記錄、USBkey、數字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印等安全管理功能，最大限度保障證書安全。
在系統登錄階段，會博通是支持復雜密碼、機器指紋，可以規避了因系統用戶太過隨意而被人隨意侵入系統的情況；在證書利用、傳輸的過程中，系統具備過痕跡記錄、數字證書、USBkey、防擴散水印等來保障安全，會博通從操作的全流程為系統設置了重重的安全屏障，系統使用更安心和踏實。
7、證書的利用統計
會博通電子證書管理系統支持自定義范圍的證書利用統計功能，只有擁有權限的用戶方可對證書的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統計。
系統的證書利用統計功能為企業提供了非常詳實的數據統計信息，可從一定的側面幫助企業管理者分析業務偏向、業務進度、以及項目和員工的動態。
證書分類與管理授權、證書管理信息化、證書事務提醒、證書借用與歸還、電子證書防擴散水印、證書的利用統計、證書安全管理，會博通從以上7個方面為企業構建了一個生態化的電子證書管理系統，助力企業高效運營管理。
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