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【航天檔案管理系統案例】航天科技集團嫦娥四號項目檔案管理紀實
2018年12月8日，由中國航天科技集團有限公司五院負責研制的嫦娥四號探測器在西昌衛星發射中心成功發射升空。
2019年1月3日，嫦娥四號自主軟著陸在月球背面南極——艾特肯盆地內的馮·卡門撞擊坑內。同日，巡視器完成與著陸器分離，踏上了月球表面。
2019年1月11日，巡視器、著陸器完成兩器互拍，五星紅旗閃亮月背，標志著嫦娥四號任務圓滿成功。
至此，舉世矚目的探月工程取得“五戰五捷，連戰連捷”。成功的背后，是無數航天人的無悔付出，也蘊含著五院全體檔案人的默默耕耘。
無懼挑戰 檔案人勇挑重擔
嫦娥四號任務作為我國探月工程四期的首次任務，承擔著人類首次探索月背的重任，任務目標新、設計理念新、技術工藝新，研制難度大、技術難點多。正因如此，確保任務圓滿完成，航天人義不容辭；做好項目文件歸檔工作，檔案人責無旁貸。
嫦娥四號探測器分為著陸器、巡視器兩部分，系統結構復雜，包含大量的單機產品和軟件，整個任務歷經預先研究、立項論證、型號設計、生產制造、專項試驗、總裝測試、型號出廠、發射及在軌等復雜的過程，其間產生的文件數量多、類型多、來源分散、內容龐雜，涉及的文件管理單位和人員眾多。同時，探測器與中繼星、探測器與火箭、總體與各分系統、各分系統之間、分系統與單機產品之間等均存在著復雜的接口關系，致使項目文件管理體系復雜，邏輯關系縱橫交錯。該任務實施歷時33個月，文件形成周期長，給預立卷、歸檔工作帶來了巨大挑戰。
嫦娥四號任務使命重大，長期受到社會各界的高度關注，檔案管理工作也面臨較大挑戰，必須同樣高標準、嚴要求，將“嚴慎細實”的工作作風貫穿到檔案管理的每個環節，實現檔案工作與項目工作“同時啟動、同時整理、同時檢查、同時驗收”，達到優質高效的工作目標。
勇于創新 檔案人鑄就精品
為適應嫦娥四號任務實施要求，確保項目檔案的完整性、準確性、真實性、有效性，航天檔案人深入一線、主動服務，積極謀劃、大膽創新，在嫦娥四號檔案管理工作中形成了一系列經驗及成果。
新理念，完善檔案管理模式?？傮w部領導高度重視嫦娥四號檔案管理工作，將項目檔案工作納入型號任務研制體系，實行統一領導、歸口管理的工作模式，在任務立項之初即成立檔案管理團隊，由型號項目辦領導擔任文件管理負責人，并配置專職的計劃助理、產品保證助理、文件助理、檔案助理。各部門設置兼職檔案管理員，明確職責分工，形成“項目辦綜合統籌，各分系統獨立負責”的檔案管理模式。同時，嚴格計劃管理，由型號項目辦牽頭進行計劃統籌，根據任務研制進度安排文件預立卷、整理、歸檔計劃，并細化每一步的工作內容和時間節點要求，關鍵環節實行日報、周報制度，明確責任落實，杜絕工作積壓，有效提高了檔案工作的執行力度，確保檔案管理及時有效。此外，總體部將項目檔案管理工作納入單位績效考核體系，以月計劃的形式對各部門的文件生成、歸檔完成情況進行考核，以驗收節點完成情況對單位領導進行考核，確保檔案管理工作得到全員高度重視。
新謀劃，引進全程控制方法。檔案人員全程參與嫦娥四號任務實施，項目立項伊始即由型號項目辦牽頭搭建文件體系框架，編制《嫦娥四號探測器系統產品及技術文件編號規定》、項目文件配套表等依據性文件。任務實施過程中，確保文件完整性是基礎，在及時掌握嫦娥四號任務工作內容及進展的前提下，相關部門緊盯文件形成與傳遞全過程，重點關注歸檔文件是否齊全、內容是否完整、歸檔手續是否完備，尤其注意光盤、照片等特殊載體類文件的收集。嫦娥四號作為大型航天器研制任務，實施過程中文件具有較大的動態性，因此，保證文件準確性是核心。檔案人員在前期文件審查過程中充分重視文件更改、借用、沿用等情況，對文件質量進行實時跟蹤管理，認真開展文件審查、預立卷工作，確保文件內容和各項指標的準確性。同時，把握文件系統性是關鍵，檔案人員在遵守集團檔案管理規范的前提下，針對嫦娥四號文件數量多、文件體系復雜等特點，量身定制了文件管理體系，把握每類文件的形成規律和成套性特點，并確保不同文件之間邏輯關系清晰。此外，檔案人員全程參與產品驗收，全面核查隨機文件，如實記錄驗收情況，現場提出審查意見，明確后續待辦事項，確保整個驗收過程有據可查。任務成功完成后，檔案人員注重收集發射場及在軌文件，及時啟動檔案整理工作，為航天科研成果的安全保管、有效利用奠定了良好基礎。
新要求，健全標準制度體系。嫦娥四號檔案管理工作嚴格遵循國家檔案局、航天科技集團公司等上級單位制定的標準規范，在此基礎上，結合嫦娥四號任務情況，形成與之相配套的專項管理辦法及標準規范，明確歸檔要求、歸檔范圍、保管期限、賬表格式等，并在項目實施過程中，不斷完善管理制度，改進工作方法，實現檔案管理工作流程有序化、規范化，全面落實“做事有依據、做事按依據、做事留記錄”的指導思想。
新舉措，建立多方協調機制。嫦娥四號是一項復雜的系統工程，參研單位和部門眾多，需要妥善處理多方關系，以系統性思維聚力檔案管理團隊。型號項目辦作為責任單位，全面負責檔案管理工作按計劃實施，并開展驗收；各外協單位負責所承擔任務的檔案管理工作；管理機關負責綜合管理類檔案管理工作；檔案管理部門是檔案工作的具體實施主體，負責檔案的統一管理、集中保存、開發利用。在整個檔案管理工作中，檔案人員重視對內、對外關系處理，多方通力配合，積極開展培訓交流，形成良好的溝通機制，充分體現出極強的協作意識、大局意識，以高度負責的精神，全面保障檔案管理工作的順利開展。
新手段，構建智能管理工具。嫦娥四號采用數字化研制模式，產生大量電子文件和測試數據。為保證電子文件完整、準確、真實、有效，檔案管理團隊全程利用企業協同產品研制管理平臺、IDS接口數據系統、OA辦公系統等，開展文件生成、審查、審批、流轉、預立卷、歸檔等全流程一體化管理工作，可實時在線監控文件產生及流轉情況，為研制人員提供便捷高效的文件查詢利用服務；構建多媒體資源管理系統，對嫦娥四號任務實施過程產生的照片、視頻、動畫等多媒體資料進行收集、歸檔，豐富檔案載體形式，使檔案成為展示成就的重要窗口；積極推動數字檔案館建設，以成功獲評國家首批企業數字檔案館建設試點為契機，逐步實現檔案智能化管理和知識化服務，促進檔案管理與本單位科研生產、經營管理的一體化融合，進一步滿足航天器數字化研制對檔案工作的新要求。
月背圓夢，世界首創，檔案無言，助力航天。我國探月和深空探測工程將走得更遠、水平更高，在建設世界航天強國的征程中，檔案工作將發揮更積極的作用。
原載于《中國檔案報》2019年1月18日 總第3329期 第一版，如有侵權可以聯系刪除，本網站不承擔任何責任。
拓展知識：
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