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會博通社保電子檔案管理系統解決方案
會博通社保電子檔案管理系統解決方案
一、概述
會博社保電子檔案管理系統采用智能收集、智能檢索、海量存儲、條碼技術等先進技術，提高了社保檔案信息管理的水平，使原始檔案的管理融合到機構的日常業務流程中，從而達到檔案掃描、查詢、檔案管理的一體化。同時通過網絡傳輸文件、文檔，可以實現遠程的業務處理，無需長距離送單與復雜的交接過程，提高了系統使用體驗。
該社保電子檔案管理系統解決方案集合了檔案數字化、管理信息化和網上數字檔案館等先進的檔案管理理念和功能，實現了與社保業務經辦同步數字化檔案、檔案在社保業務經辦全程不落地、無紙化流轉和查閱、檔案網上全文查閱以及檔案管理保管的流程化、規范化和智能化，使用無線條碼技術實現庫房信息化、自動化管理。同時，使用分布式技術實現區\縣經辦機構的業務檔案分布式采集、歷史檔案采集、集中存儲模式，全面覆蓋并推進社會保險業務檔案數字化、信息化進程。
會博通社保電子檔案管理系統解決方案建設秉承“智慧、安全、便民、高效”的核心理念，基于電子檔案全面應用的社保業務檔案一體化貫穿于社保業務經辦全程，檔案不落地、無紙化流轉與查閱，管理全程信息化的系統設計思路為社保行業的構建智能社保平臺添磚加瓦。
二、系統部署架構
會博通社保電子檔案管理系統解決方案
系統采用集中存儲、分散掃描的模式。
建立一個社保業務檔案數據中心，維護一套信息資源（索引數據庫、證件庫、前臺掃描預歸檔庫等）系統，進行統一社保業務檔案管理。
分散采集，可遠程上載。
各區縣社保業務檔案采集分兩種模式，即事中掃描和事后集中掃描。事中掃描實時將影像上傳至數據中心的預歸檔庫中，供后續的業務復核、審核調閱，然后進行月結歸檔。事后集中掃描，在每個區縣建立自己的預歸檔庫，區縣在做事后集中掃描過程所需的社保業務檔案文件都存儲在本區的預歸檔庫中，待數字化結束后統計將本區的預歸檔庫信息歸檔到數據中心。這樣可提高數字化過程多次訪問社保業務檔案的效率，同時也減輕數據中心的網絡壓力。
三、業務總體流程
會博通社保電子檔案管理系統解決方案
四、會博通社保電子檔案管理系統總體功能結構
檔案收集：社保文件收集、社保文件登記、社保當啊在線接收、原文上傳
檔案管理：社保檔案分類、編號編目、組件組卷、社保檔案提交入庫
檔案管理：到期鑒定、檔案移交、檔案銷毀、檔案統計
庫房管理：庫房盤點、溫濕度管理、社保檔案安全檢查、出入庫管理
檔案利用：社保檔案檢索、借閱管理、社保檔案編研、歸還管理
社保檔案業務管理：分類管理、元數據管理、模板管理、流程管理、報表管理。
系統管理：全宗管理、用戶管理、組織管理、角色管理、權限管理、系統日志。
檔案工具：四性檢測、格式轉換。
系統接口：系統與其他系統之間的接口。
輔助管理：維護系統的公共信息；
機構管理：維護三級機構目錄信息；
五、會博通社保電子檔案管理系統統建設效益
1、加快了社保業務處理速度，提升了社保業務經辦效能。在業務過程中，使用實物檔案主要存在幾個問題：
提高工作效率
使用系統前：
在手工的社保檔案查詢中，在大量的資料中，通常需花費15至30分鐘甚至更長，因此，為了服務效率高，務必要增加大量的人力。
使用系統后：
如果通過社保電子檔案管理系統的方式，只需在搜索平臺中搜索相關的關鍵詞1、2分鐘即能完成。
提高社保檔案共享
使用系統前：
基于紙張檔案難管理并且共享比較困難，通常只能靠復印/傳真這種有限的手段，效率低，成本高，特別是對于日后將實行的業務就近辦理的經辦模式，對于調閱不同地點的社保業務檔案，使得紙質檔案的利用成為一大難點。
使用系統后：
在使用社保電子檔案管理系統的情況下，通過相應的授權，用戶可以瞬間解決檔案調閱的難題。
2、優化政府服務，方便參保對象。
社保電子檔案管理系統作為業務系統的支撐系統，可以有效支持社保經辦過程中社保檔案的不落地管理，方便參保對象就近辦理和“不出門”辦理社會保險業務的社保業務發展趨勢，免除參保對象在各部門間奔波之苦，使參保對象遞交的社保檔案在社保經辦部門間實現共享，實現社保業務經辦、審核的無紙化辦理。
3、提供了紙質檔案的備份機制，提高安全性，滿足社保檔案長久保存的需要。
歷史檔案對于社會保險經辦機構來說是非常重要不能遺失和損壞，保存的時間已經相對比較長久，在規定的保管期限內要防止火燒、水浸、蟲蛀、鼠咬、霉爛等情況的出現，管理要求高、難度大。
通過社保電子檔案管理系統的實施，把紙質檔案轉化成電子檔案，在業務中使用電子檔案代替紙質檔案，紙質檔案可以密封保存。這樣在保證檔案損壞安全性的同時，又做到了電子方式檔案的備份，達到了長期保存的目的。
4、促進社保業務檔案管理的標準化和規范化。
歷史檔案的信息化、數字化、真實性，促進了社保檔案管理的標準化、正規化和系統化。
通過推廣使用會博通社保電子檔案管理系統，使全市各區、縣市社保經辦機構按照統一、標準、規范的操作流程對全市社保檔案進行科學化、信息化管理，提升社保檔案管理的水平。
5、降低社保檔案管理成本
傳統的檔案管理方式，大量的社保檔案保管需要大量的庫房、箱柜予以存放，而為了滿足查詢的需要，通常存放的地點都在社保經辦機構的服務場所內，而此類地段場所一般都耗資較大。
在各區、縣市社保經辦機構建立起社保電子檔案管理系統進行實物檔案電子化后，能實現社保業務檔案的異地保管，既可為服務群眾騰出更大的服務空間，又可以大大節約租用此類場所的費用；同時，電子檔案的有效利用，將大大降低實物檔案管理的工作量，從而起到減少檔案管理人員的需求，實現了降低檔案管理成本的目標。
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