知識學院
然氣公司檔案管理系統解決方案,檔案移交收錄、歸檔、管理更規范
隨著科技的進步和社會的發展，各個行業都在不斷進步和發展。其中，能源行業的發展尤為重要，因為它與社會經濟發展緊密相關。在我國，天然氣已成為主要能源之一，而會博通天然氣公司檔案管理系統順其市場檔案管理需而應運而生。
會博通天然氣公司檔案管理系統解決方案，主要圍繞天然氣檔案移交收錄、歸檔、管理這三個方面展開。這三個方面都是天然氣公司檔案管理中不可或缺的環節，其信息的準確性、完整性、保密性和便于查詢性，對公司運營和發展具有重要意義。在檔案移交收錄環節，系統應當具備以下特點：
一、收集檔案的流程：有些天然氣公司的檔案管理采取傳統的人工方式，但這種方式會消耗大量人力和時間，工作效率低且容易出錯。為此，建議采取數字化的方式來收集各種天然氣檔案信息，可有效節省人力和時間，提高收錄速度。
二、檔案索引的自動化：天然氣公司的檔案內容繁多，在海量的信息中，需要用到索引來搜索信息，使用系統進行索引自動化可以大大提高工作效率和準確性。
在檔案歸檔環節，會博通天然氣公司檔案管理系統具備以下特點：
一、規范的檔案存放：針對實體檔案的歸檔要求檔案應該放在一個干燥、通風、無灰塵的地方，僅工作人員可以接觸。建議將檔案存放區域分配給每個員工，并加鎖以保證檔案安全。而系統中的檔案歸檔需要及時歸檔，全面歸檔以及根據檔案保管期限可以靈活設置保管時間，也可以統一永久保存。
二、檔案的自動化：檔案庫是存放檔案的地方，可以采用現代化的檔案管理庫，而數字化化的管理更能提高檔案的存儲效率，可以做到時時歸檔，及時更新。
在檔案管理環節，天然氣公司檔案管理系統具備以下特點：
一、檔案查詢的智能化：如果要查詢一份檔案，不需要找工作人員手工一個一個查看，只需通過系統關鍵詞檢索即可秒獲到自己想要的檔案。
二、檔案內容的可視化：檔案內容的可視化可以是檔案內容的電子化，可以快速、方便地閱覽和查詢所需的信息。
三、檔案管理安全性：檔案資料是一個企業中的重要財富，是企業財富的傳承介質，具有很好的利用價值，開發價值，所以針對財富的安全性是至關重要的。系統存儲層采用文件切片加密存儲，系統登入加密，從底層確保數據安全，同時支持配置云端saas存儲服務。另外具備檔案利用日志查詢以及檔案權限管理功能支持。
四、檔案審批流程：會博通天然氣公司檔案管理系統提供流程審批功能，無論是圖紙、質量手冊、文書、文檔、視頻等需要權限借閱、更新、外發，銷毀等都可以通過發起流程審批來實現，審核人通過之后方能對關聯的天然氣檔案使用。
五、檔案管理數據化統計：系統可對電子檔案數量與存儲容量的統計功能，可按照答案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。利用年度分布統計，檔案管理員可直觀掌握不同年度檔案統計狀況。利用檔案保管期限分布統計，管理員可便捷掌握檔案保管期限分布情況。
天然氣公司與會博通合作建立和完善天然氣檔案管理系統，是可以有效提高檔案管理的規范化和科學性，減少因檔案誤操作或錯亂而導致的不必要損失。通過上述特點，管理更規劃成為可能，使用更為方便，也進一步推動了天然氣公司檔案管理工作的進步。
推薦閱讀：
