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部隊檔案管理系統的功能基本要求
據了解，國內部隊的檔案管理,主要是分為多類的，譬如裝備檔案管理、兵員檔案管理、保密文件檔案管理、財務檔案管理等。兵員檔案管理囊括了干部、士兵、其他關聯工作的人事資料。裝備檔案管理主要是單位裝備管理情況以及裝備日常的維護情況。保密文件管理是對上級下發的文件以及本單位下發的文件、按照秘密、絕密分級、不同的保密級別進行有序清晰分類保管與借閱。
現在檔案管理的現狀是孤島式檔案管理，不少部隊采用了一套會博通單機版檔案管理系統，就可將所有的部隊關聯檔案存儲在系統中或者檔案室的某一位置后,將位置錄入系統,即完成了存檔。若工作需要調取,可從檔案管理系統中快速查出文件所在位置,取出給調閱人，記錄這一事件,則完成了借閱功能。但目前隨著信息化建設的發展,需要檔案系統提供更強大的功能。
由于軍隊急需解決的是檔案系統的社會服務功能與遠程調用功能。軍隊檔案系統的社會服務功能對軍隊信息化建設以及社會發展有重大的作用,檔案管理系統需要提供軍官類數據服務,提供一套服務規范與接口。外界系統可以根據檔案管理的API去提取所需要的數據,從而服務于官兵醫療、軍隊人員轉業、軍隊職工信息等等。相關服務部門只需掃描官兵的證件，便可從檔案庫獲取相關信息從而判定是否符合相關的提升或者調用。另外，軍隊內，需提供一卡通服務,而一卡通的數據來源就是檔案所管理的人事系統。
遠程服務是檔案不再只提供紙質資料,而是存儲了與紙質資料對應的電子版文件、以及資料相關的音頻、視頻等各類型的文件,如加密文件需要相對應的會議錄音。
新的部隊檔案管理要求部隊檔案管理系統需要提供數據共享的能力和處理各類文件的能力,為了管理好這些檔案文件,提高數據服務的速度,節約文件管理的成本,本文立足部隊現狀,用分布式的方式管理服務.
會博通部隊檔案管理系統主要完成了部隊檔案管理的功能：即檔案收集、檔案整理、檔案審核、檔案保存、檔案利用、系統管理。其中,檔案收集實現了采集、預歸檔、編目、審核歸檔、文件管理、文件存儲等功能。
部隊檔案管理系統的檔案整理：實現了檔案著錄、案卷整理、全宗管理、檔案鑒定、檔案銷毀、檔案統計等功能。
檔案審核功能列表主要有：審核、打印列表、查看、查詢。
檔案保存時主要實現三大功能：數據導出、數據備份、檔案進館。檔案利用實現了檔案借閱、查詢檢索、智能搜索、檔案發布、我的檔案柜、檔案管理等功能。
會博通部隊檔案管理系統功能管理：實現了用戶管理、角色權限管理、全文檢索、參數管理、日志管理、存儲管理、索引管理。
已有不少地區部隊部分單位試用表明，會博通部隊檔案管理系統結構合理，使用比較簡單方便，系統功能全面完善，可以實現較好地推動軍隊大數據建設的發展，改善當前部隊信息化建設不足的現狀。
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