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人事檔案整理實施方案（人事檔案管理工作）
第一章總則
第一條為了進一步加強人事檔案管理，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善人力資源社會化服務體系，根據國家有關法律、法規，結合我縣實際，制定本辦法。
第二條本辦法所管人事檔案范圍是：
(一)按照干部管理權限,政府系統機關及所屬的事業單位、直屬事業單位(教育、衛生系統除外)的正式干部員工;
(二)各類縣屬國有、集體企業與民營企業、私營企業、民營非企業等非國有單位干部員工;
(三)合資、三資企業的中方雇員;
(四)未落實工作單位的各類畢業生;
(五)自費出國、出境的專業技術人員與管理人員;
(六)辭職或被辭退、解除勞動合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關系的國家公務員，企業、事業單位干部員工;
(七)實行人事代理的單位干部員工、各類畢業生;
(八)其他社會人才。
第三條人事檔案管理理應遵循"集中統一，歸口管理"的原則要求，接受同級黨委組織部門與政府人事行政部門的監督與業務指導。
第二章人事檔案管理機構
第四條縣人力資源與社會保障部門檔案管理科室是縣政府系統人事檔案管理機構，按管理權限負責縣政府系統人事檔案管理工作。
(一)政府機關、企事業單位負責本單位的干部員工與離退休人員的人事檔案資料的收集、整理，人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;
(二)人事檔案管理部門受用人單位與個人委托，可以管理全縣范圍內干部員工人事檔案;
(三)嚴禁其他未經授權的任何單位(包括其他行業主管部門、企事業單位內設的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案，嚴禁個人保管他人與本人人事檔案;
(四)凡不具備人事檔案管理權限，擅自管理社會人才人事檔案的單位或個人，必須在本辦法施行后三個月之內向人事檔案管理部門移交人事檔案。
第五條人事檔案管理部門應當遵循《中華人民共與國檔案法》與《干部檔案工作條例》的規定，認真落實做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理相關工作，認真做好與人事檔案管理有關的各項人事代理等社會化服務工作。人事代理社會化服務內容有：
(一)按國家規定核定存檔人員的連續工齡，調整記載檔案工資;
(二)辦理實行人事代理的各類應往屆畢業生的聘用合同備案管理手續;
(三)辦理確因人才流動等原因失去原有身份的身份認定手續;
(四)協助辦理與人事檔案管理相關的其它服務事宜。
(五)辦理因公或因私出國、出境政審及相關手續;
(六)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續;
(七)負責專業技術人員職稱資格認定，辦理職稱考評的有關手續;
(八)按黨章、團章有關規定接轉黨、團組織關系;
(九)負責人才引進工作，辦理人才集體戶口掛靠手續;
(十)負責為辦理人及代理人員出具有關婚育證明;
(十一)為參加工作滿一年的各類大中專畢業生辦理轉正定級手續
(十二)代辦社會養老保險及其他保險;
第三章人事檔案的轉遞
第六條人事檔案管理部門在收到檔案后應進行嚴格的檢查，若發現轉來的檔案材料不整齊或不完整、不清楚，應要求原管理單位補齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應在回執單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個月未退回者轉出單位應去函催問，以防丟失。
第七條人事檔案轉遞，應通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。轉遞檔案必須按統一規定的"檔案轉遞通知單"的項目詳細登記，嚴密包封。
第四章人事檔案的收集、整理與利用
第八條人事檔案材料包括如下內容：
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)學歷與評聘專業技術職稱材料(包括學歷、學位、學績、培訓成績表與評審表、考績、審批材料);
(五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料與依據材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料);
(六)參加中國共-產-黨、共青團及民-主黨派的材料;
(七)獎勵材料(包括科技與業務獎勵，英雄模范先進事跡);
(八)處分材料(包括復查材料，免于處分的處理意見);
(九)錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;
(十)其他可供參考的材料。
第九條人事檔案管理部門應當按照檔案管理工作的有關規定，加強與各單位的聯系，認真做好人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作。
(一)要經常收集各單位在職務晉升、流動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績的材料，充實檔案內容;
(二)收集的材料必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實、完整，文字清楚，對象明確，手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入人事檔案;
(三)有關用人單位與部門要建立主動向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作制度，確定專人報送，及時將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;
(四)可根據工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫干部員工履歷表，作鑒定、寫自傳等，并及時將這些材料補充進人事檔案;
(五)復印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報請主管負責人審查批準;
(六)屬于應歸入人事檔案的材料，均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷;
(七)人事檔案材料，須統一使用十六開規格(19cm×26cm)的辦公用紙，使用藍黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水與復寫紙書寫;
(八)在整理人事檔案過程中，要防止丟失檔案材料與擅自泄露檔案內容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會人才人事檔案材料。
企業檔案該如何整理？
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步清理文件，即把上一年收發文及帳外文件材料區分為：不歸檔、永久與定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
定期10年（D10）：
1、收文：上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件；
2、本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長
定期30年（D30）：
1、收文：上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規；
2、發文：本單位形成的比較重要的業務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業務操作規程等）。
永久（Y）：
1、收文中針對性文件：
A、看是否主送本單位即批復類文件；
B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2、發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
3、收文中方針政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。
4、注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創建活動文件材料等）。
第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規則》。“件”有兩種，
①為自然件，這很好界定；
②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原與高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步排列文件：區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：
①黨務、
②工會，
③共青團、
④婦女工作、
⑤學(協)會，
在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：
①組織人事；
②政(事)務；
③財產管理，
①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業務管理類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件
第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
公司檔案管理辦法檔案管理制度：
1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂并移送檔案室統一保管。
2、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。
3、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
4、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。檔案統計制度.
5、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。
檔案數據統計：
1、做好檔案組織機構與人員構成情況的統計。
2、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備與裝具統計。
3、及時、準確地登記檔案的移交與接收,作到帳表相符。
4、有專人負責檔案統計工作,按要求填報檔案統計報表,并做到迅速、真實、準確無誤。
5、做好檔案提供利用情況與檔案利用效果的統計。
擴展資料：
企業必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：
1、勞動工資方面。有定額、定員與勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。
2、黨、政、工、團工作方面。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業行政工作、共青團工作與工會工作中的各種文件材料等。
3、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣與技術文件，原材料檢驗、產品生產過程與生產調度工作中形成的各種文件材料等。
4、科學技術研究方面與工程建設方面，按有關規定執行。
5、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應與工具管理中形成的各種文件材料。
6、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造與標準、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
7、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣與技術文件，設備儀器安裝、調試與驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝與報廢的文件材料等。
8、經營銷售方面。有企業經營決策與經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳與用戶服務工作中形成的文件材料等。
9、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證與文件等。
10、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表與計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。
11、教育培訓方面。有干部、員工教育與技術培訓的文件、教材等。
12、其他方面。
檔案分類：
1、根據國家與有關部門檔案分類編號的規定，編制企業檔案分類編號方法。
2、常用的分類方法有：
（1）按產品型號分類；
（2）按專業性質分類；
（3）按工程項目分類；
（4）按時間分類。
（5）按設備型號分類；
（6）按科研課題分類；
（7）按組織機構分類；
2、分類編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于保管與提供利用。
3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。
企業人員檔案整理方案：
1、分類整理：將員工檔案按照不同的類別進行分類整理，如按崗位、年齡、性別等分類。
2、確定整理目標：確定整理的范圍、目的與時間，制定任務書或計劃表。
3、刪除歸檔：對于已離職或過期的員工檔案進行刪除歸檔，以減少存儲空間與提高工作效率。
4、數字化管理：將紙質檔案轉為電子檔案，采用數字化管理方式，實現信息化管理。
5、定期檢查：定期對員工檔案進行檢查，更新資料，確保檔案信息的準確性與完整性。
6、建立檔案索引：建立完善的檔案索引體系，便于查詢與使用。
7、督導檢查：領導與相關部門要對檔案整理工作進行督導檢查，確保工作的順利進行。
8、檔案維護：對檔案進行密封、標記、裝訂與保存，確保檔案的完好無損。
9、保密措施：加強檔案保密措施，設置權限，防止檔案泄露與損壞。
10、培訓評估：對員工進行檔案管理培訓，并定期評估檔案管理工作的效果，及時糾正問
歸檔時間：
1、產品試制、基建工程、課題研究或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，需要把應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，審定通過才能向檔案部門歸檔。
2、各項管理工作中形成的文件、文檔、檔案材料，應在第二年上半年內，需要把應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，審定通過才能向檔案部門歸檔。
隨著信息技術的發展，目前人事檔案管理已經開始普及采用人事檔案系統進行落實工作，會博通綜合檔案管理系統,符合國家法規與標準規范,提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,滿足各行業需要,集中管理實體與電子人事檔案。
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