數字化轉型浪潮下的企業檔案信息化管理
2022/9/23 0:00:00 來源： 作者：小博 瀏覽量： 1
最近幾年，我們頻繁提及一個詞：數字化轉型。究竟什么是企業的數字化轉型？由中國數字化聯盟發布等的《2021數字化轉型白皮書》中指出，數字化轉型的本質，是通過數字技術和數字算法先行切入企業業務流，形成智能化閉環，使得企業的生產經營全過程可度量、可追溯、可預測、可傳承，重構了質量、效率、成本的核心競爭力。
企業數字化轉型，涉及方面非常多，需要從認知到戰略、從組織與文化到每個企業成員的行為上作出轉變。檔案信息化管理作為知識沉淀、流轉、應用的核心，在企業數字化轉型戰略中起著至關重要的作用。
數字化轉型浪潮下的企業當心信息化管理，具備那些哪些特征？檔案管理軟件應該如何規劃發展？會博通產品戰略研究小組，在內部呈現了如下匯報。
01了解企業檔案業務應用場景是關鍵
企業檔案是企業在生產經營活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。對于企業來說，它生產于各個部門、同時也服務于各個部門，是企業進行一系列活動不可或缺的依據材料。
具體來說，檔案在企業發展的過程中具有如下作用。第一是憑證和依據作用。完整豐富的企業檔案對宣傳企業具有很強的說服力。檔案資料的齊全、準確為企業各項發展提供堅實有力的支持。第二是具有重要的存史作用。檔案能夠較全面、真實、系統地反映企業發展過程的各個環節，詳細地記錄企業生產經營發展的方方面面，為企業編史修志奠定了堅實的基礎。第三是服務生產建設的作用。就企業而言，擁有完整的科技檔案，科研、生產、建設活動就可以有序的、高效率地進行。第四是決策生產指導工作的重要依據。這要求企業檔案要能夠較全面、真實、系統地反映企業發展的各個環節，詳細地記錄企業的組織機構沿革、領導人的任免、企業的規模、人員的構成、生產任務的完成情況等；第五是傳播企業文化的作用，記錄著企業歷史的檔案能充分反映出企業文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業文化底蘊，對鼓舞員工士氣、激發員工熱情，增強員工對企業榮譽感、信任感、自豪感，有著非同尋常的作用。
檔案信息化應用要推動企業數字化轉型發展，必須要與以上這些應用需求與場景充分結合。會博通針對企業當中的多場景檔案管理應用需求，采取的是模塊化的產品策略，用豐富的模塊化應用，充分承接企業的檔案信息化管理需求。
02提質增效是檔案信息化管理的必然選擇
在傳統的檔案管理當中，我們考慮如何做好檔案工作，就要考慮投入多少名員工，這些員工不僅要具備專業的檔案管理知識，還要了解企業的業務模式。當數字技術嵌入后，檔案實現信息化管理，檔案管理工作變得更為便捷，更為高效，一臺電腦，一個人員就可以管理整個公司的檔案。
會博通對于這種具有較強的提質增效效果的檔案信息化管理模式，稱為企業的“云端資料室”。通過將檔案上云，企業當中的每個成員都可以隨時隨地對檔案進行智能化存取。檔案存取方式直接采用的是面向對象的管理模式，誰有需求誰操作，幾乎不需要額外投入人力管理。所有操作都在安全的保障體系下進行。SSL網絡加密傳輸、數字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴密守護檔案安全。
03促進交流是挖掘檔案價值的有效路徑
彼得·德魯克說“知識是一種能夠改變某些人和事物的信息，這既包括了使信息成為行動的基礎方式，又包括了通過對信息的運用使某個個體（或機構）能力進行改變或進行更為有效的行為方式”。對于企業而言，企業文化是隱性知識，它決定了企業的決策風格、激勵方式、是企業能否取得成功的關鍵要素。
從這一層面上來看，檔案信息化管理應用應以企業知識樞紐的形式存在。然而，在我們日常工作中所接觸到的，更多的是可以通過正式語言或媒介傳播的知識。對于內心知道但無法轉換成語言的經驗性、身體性的知識卻很少關注。
會博通為促進企業隱性知識的積淀，為企業提供了多種交互性功能。比如在線交流、咨詢臺、論壇中心、微博等等。這屬于企業內部的交流體系，相比于外部應用而言，工作的聚焦屬性更強、內容更為精準、安全性也更高。
據普華永道發布的數字化指數調查顯示，在全球范圍內，明確將數字化融入企業戰略的企業高達70%；在中國范圍內，將數字化融入戰略的企業達到88%?？梢姡袊蟛咳似髽I，都加開始了數字化進程。這些企業數字化實踐及其所取得的成效，引發了眾多企業追隨，同時也給大部分企業帶來了數字化的壓力。這些壓力時刻提醒著企業管理者，如果企業無法完成數字化轉型，也就意味著被這個時代淘汰。
在數字化轉型的踐行上，不少企業在數字化轉型上投放了大量資源，也進行了各種自我學習的努力，但效果依然不如人意。數字化轉型這盤棋很大，究竟如何布局？面對眾多的不確定性，我們的建議是找到那些相對確定性的方向，比如檔案信息化管理、知識管理，使之成為企業信息化轉型扎根、賦能的力量之源。
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