企業人事檔案如何管理？三個“妙招”供參考

企業人事檔案管理如何高質高效？搭建企業專屬的人事電子檔案管理系統是幫助企業解決紙質人事檔案管理問題有效和快捷的方法。企業如何建立人事檔案管理系統，會博通產人事檔案管理系統有三個妙招供參考：

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統，對人事資料的收集和整理要健全，基礎資料收集是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業中能否獲得發展的重要依據。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下，這些資料應該包括：

基本個人信息：姓名、學歷、專業、年齡、籍貫、過往工作經歷等信息；

入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

入職后的培訓資料、培訓合同等信息；

工作中的獎懲記錄、晉升、調職、績效考核情況等信息。

要確保可以掌握員工從進入公司到現在的整個發展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業績、受過什么培訓等。

二、 簡單易操作的人事檔案管理系統

想要將紙質資料完全轉化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統，才是企業邁進數字化創新的正確方式。

首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關注的要點，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統，應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質版檔案轉化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調用員工檔案。而延展性指的是，系統的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質資料轉換成電子數據的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業全面推行數字化提供足夠的技術支持。

三、紙質、電子檔案集中統一管理

一般而言，當原始的紙質檔案已經轉移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當然，如果這些原始的紙質檔案，與企業現有的電子檔案不構成重復或者替代的記錄，那我們仍需要妥善地儲存好這些紙質資料。

以上就是搭建人事檔案系統的一些建議。數字化儲存企業的檔案資料，可以真正有效地簡化人事管理的工作，極大地提高工作效率，為企業及員工帶來價值，讓企業人事檔案管理實現智慧化。