會博通檔案管理系統：企業檔案快速歸檔解決方案
現代的企業競爭，實質上已變成了人才的競爭。在市場環境、技術條件相當的大環境下，企業擁有一支穩定、高素質的人才隊伍，將更有機會在殘酷的市場競爭中致勝。
然而，許多企業面臨的難題是：人才到位了，卻不一定能施展出高價值。
在重復性高、工序繁瑣的檔案工作領域，這種情況更容易出現：部分檔案人員被“困”于重復性的掃描、裝訂、填表等一系列整理歸檔工作中，擠壓了用于進行總結規劃、管理決策等更高維工作的空間。
一方面，檔案歸檔工作中的每一各環節都重要、嚴謹，不容出錯；另一方面，企業亦需打破困境，發揮人才資源優勢，推動高質量發展。如何應用數字化“利器”破局？
會博通，扎根于檔案管理行業三十余年，有服務數萬用戶的行業實踐經驗。接下來，小博想結合會博通為企業客戶服務的案例來聊聊，希望提供參考借鑒。
01借力流程，打通協同
檔案材料的收集歸檔是一項系統性工作。許多大型公司、集團企業的文檔文件分布在各部門、各業務系統中，收集更加耗時耗人力。某控股集團公司應用會博通，通過數字化流程打通歸檔各節點，推進各部高效協同：
1、構建歸檔流程，將分散的文檔通過流程流轉歸集，各參與者協同完成歸檔
會博通系統提供了靈活的流程功能，流程模板與表單皆可按需自定義。可根據不同文件類型，有針對性設計相應歸檔流程，打通電子文件從形成、流轉到歸檔的各環節。各步驟參與者依照流程參與協同，即可步步流轉完成歸檔工作。
2、與各業務系統無縫對接，實現業檔一體化
分散在財務、OA、ERP、CRM等業務系統中的文件，亦可通過流程實施流轉。會博通提供了通用接口，可接收各業務系統中移交過來的文件、附件及其元數據，并支持四性檢測。文件流轉至待歸檔庫中，再由檔案人員在系統中統一進行檔案鑒定，并歸檔至對應分類下。
（會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件，對標國家檔案相關法規，具備可靈活定義分類、安全性高、兼容度高、易用好用的特點，功能涵蓋各類型實體與電子檔案生命周期管理的各環節，還可根據需求提供定制化服務。）
02智能處理，自動歸集
歸檔流程包括對檔案材料的收集、分類、整理等。不同企業，對不同類型檔案有不同歸檔要求。在文檔數字化歸檔這一流程中，某電子制造企業，基于會博通檔案管理機器人智能掃描-自動歸集的工作流，打造了一道歸檔“捷徑”：
1、各辦公點成員有需歸檔文件生成時，即時應用掃描機器人掃描上傳
會博通掃描機器人具備自動雙面高速掃描、自動糾偏、自動圖像處理、自動生成雙層PDF等專業功能，自動完成校正、調整等處理，非專業人員亦能輕松完成。成員中誰有需歸檔文件生成，可立即掃描上傳或本地上傳，最大可支持200人參與掃描上傳。歸檔更及時迅速，亦大大減輕檔案人員掃描上傳的工作量。
2、文件上傳后，自動歸集至指定分類下，由檔案人員統籌管理
文件上傳至會博通系統后，就會自動歸集至管理員預設的指定分類下，無需手工層層選擇，也避免了誤選錯歸。不同掃描機器人可設置不同的保存路徑，如財務部門內機器人的保存路徑可預設至“財務檔案”分類內某路徑下，構建分布全司的歸檔網絡，由檔案員在系統內統籌管理。
（會博通檔案管理機器人，是會博通推出的軟硬件一體化解決方案，包括電腦、會博通文件檔案知識一體化管理軟件與愛普生高速掃描儀。應用該方案，一套系統，一個人，可管理公司所有檔案，完成文檔管理、綜合檔案管理、證照管理等工作。）
03巧用工具，整理提速
會博通系統基于檔案管理的實際工作場景，開發提供了細致實用的輔助工具。這些功能受到許多企業客戶認可、在檔案整理過程中使用率非常高，在這里簡要介紹幾個：
-自動歸檔功能
大批量文件如何快速分類歸檔？應用會博通系統智能化的自動歸檔功能，可根據全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案類型等條件，一鍵自動分類、自動編歸檔號，歸檔效率大大提高。
-表格套打功能
整理紙質檔案時，常需要制作打印封面等，一張張打印手寫未免太耗時。系統提供表格打印功能，可直接套打檔案封面、目錄、文書背脊等，還可自行設計或上傳沿用的表格模板套打，省去一次次調整或手動填表，整理更快速。
-批量處理功能
會博通系統提供了多種批量功能，如：
通過Excel表批量導入，上傳包含檔案信息的Excel表，即可快速構建目錄。
批量更換電子文檔，對于僅存在條目的檔案，在形成數字化文檔后，應用該功能即可批量上傳更換，正文與附件都能一并更換。
批量上傳磁盤文件，可批量將本地磁盤上所選目錄及文件全架構上傳，如業務人員存在本地的項目文件夾，在符合歸檔規范的基礎上，可直接“打包”上傳，子目錄及目錄內文件都會一一對應。
此外，還有批量新建、批量修改、批量打印、批量剪切等功能，助檔案人員批量完成收集整理工作，大大提升工作效率。
會博通，讓文檔為組織賦能
技術發展日新月異，檔案管理工作也不斷迎來新的挑戰，對檔案人員的科學知識水平、管理操作水平也有了新的要求。會博通在文件、檔案、知識管理領域一直不斷創新升級，致力于為客戶提供更卓越的使用和服務體驗。歡迎搜索會博通咨詢了解。
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