檔案管理機器人有什么用？
機器人的概念大家都不陌生。機器人是一種能夠執行特定任務的機械裝置。它們通常具備感知、決策和執行的能力，可以自主地完成工作，而無需人類的直接干預。機器人可以根據預先設定的程序或通過學習和適應來執行任務。如今會博通和愛普生中國，聯合研制了檔案管理機器人，讓檔案管理工作更高效、更便捷。
01檔案管理機器人可以將文件資料快速數字化
檔案機器人配備有掃描儀，通過掃描儀，可以將紙質文件快速電子化。檔案管理機器人采用的是愛普生掃描儀。愛普生成立于1942年5月，總部位于日本，是一家數碼影像領域的全球領先企業。愛普生掃描儀，擁有自動雙面高速掃描、自動糾偏/圖像處理、自動形成雙層PDF的特性，可以輔助用戶快速將文件資料數字化。
02檔案管理機器人可以快速收集文檔資料
檔案管理機器人可根據業務需求包含多個“文檔錄入小分身”，每一個小分身可放置在文檔資料產出的地方，實現文檔資料當即產出當即數字化的結果。比如，對于某些必須要以紙質形式存在的法律文件或合同，某些要求以紙質形式提交特定的表格或申請文件；某些需要進行線下簽名或蓋章等形式授權的文件，均可以隨時隨地通過“文檔錄入小分身”敏捷數字化。
03檔案管理機器人可以推動文檔資料的合規化管理
會博通檔案管理機器人緊貼“三合一”制度要求，將國家和行業的標準規范融合在軟件當中，讓用戶使用會博通，就能夠非常簡單的進行規范化的檔案管理。會博通檔案管理機器人的合規化包括標準化檔案結構管理，即用戶在新建分類時可獲取按照上級單位要求制定的分類模板，并把分下下所管理的檔案著錄屬性以及檔案表格等一并繼成。新建后即可按照上級單位規定的檔案管理規則，標準化地完成檔案的全生命周期管理工作。
04檔案管理機器人具有強安全強監管的特性
會博通檔案管理機器人擁有四大安全策略，分別是登錄安全、利用安全、存儲安全與痕跡可尋，可對從用戶登錄系統到瀏覽的全“旅程”進行監控，有效保障檔案安全。
第一是登錄安全：會博通系統通過錯密鎖定、強制復雜密碼、機器指紋登錄，驗證碼登錄、賬密加密傳輸、支持SSL網絡加密技術等技術手段，給企業文檔資料管理系統安上了一個密不透風的“大門”，任何和文檔資料無關的人員都無法通過大門的考驗，接觸到企業核心的文檔資料。
第二是利用安全：會博通采用與用戶工作職能相適應的權限體系進行多維度授權，系統可以區分閱讀條目與內容權限，區分自己創建與他人創建的知識的權限，使用者可以不用通過下載即可預覽文檔資料，每個文件在傳輸的過程中會被打上防擴散水印，確保文件的使用安全。
第三是存儲安全：會博通支持數據庫存儲和文件服務器存儲；支持本地、網絡和FTP存儲；支持分布式分區存儲；支持病毒掃描與加密存儲，嚴防SQL注入和禁止惡意程序上傳。會博通系統的多種存儲方式就是為了全方位保障企業文檔資料多途徑有地可存。會博通還會自動識別惡意軟件，一旦系統發現惡意軟件的上傳，隨即便會打開保護模式阻斷惡意軟件的上傳和擴散。
第四是痕跡可循：會博通系統利用用戶登錄監控、應用操作行為監控、工作流程監控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監控信息統計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統當初瀏覽過企業文檔資料，系統就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發現哪個文檔資料出現泄露，通過痕跡可尋即可找到對應的責任人，幫助企業快速找到泄密者。
05檔案管理機器人提供登記與統計的功能
倘若組織用戶想要使用某份文件、檔案或知識，可直接跟檔案管理員聯系，由其進行登記并借出。登記功能可以詳細記錄文件檔案的流向，避免檔案泄露，確保檔案安全。此外，會博通還提供了檔案統計的功能，通過該功能用戶可以對一個時間段的資料情況進行統計，以充分了解檔案資料的詳細工作情況以及組織的運轉情況。
會博通檔案管理機器人可以說是貫穿了文檔的全生命周期管理。從文檔生成之后的數字化、到數字化之后的存儲、管理、利用等等都可以在檔案管理機器人上進行操作，可以說是在“無紙化”辦公的模式下，最大化保障組織利益的工具體系。
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