學校檔案管理雜亂難？會博通專治檔案管理各種難題

檔案作為學校的一種信息資源，是學校開展組織經營、業務工作等方面的真實記錄和基礎工作。不少學校都存在綜合檔案雜亂難管理方面的問題，這對學校日常管理和發展都有一定的影響。隨著信息化和互聯網的發展，學校對綜合性檔案逐漸趨向自動化管理。會博通檔案管理系統，可實現紙質檔案與數字化檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理。

會博通根據學校對綜合檔案管理需求，從以下10個方面出發幫助學校實現檔案的數字化智能管理。

1、滿足綜合性檔案分類的功能需求

檔案的管理分類包含檔案類型的分類管理以及檔案屬性的分類管理兩大部分。系統中的檔案的類型分類方式一般為：全宗à檔案種類à檔案分類à檔案定義à具體文件。用戶可以自由定義檔案分類的架構，讓系統中的檔案分類架構與實際管理情況完全一致。

檔案屬性的管理是針對所管理的檔案類型進行性質上區分的一種方式。用戶可以自定義各大類型以及各大類型下每個層級分類的屬性，實現檔案分類管理的差異化，便于后續對檔案的查找利用。

會博通會根據在學校對于人事檔案的業務需要，結合國家標準與檔案管理部門的要求，符合檔案屬性的要求，匹配姓名、身份證號碼、出生地、出生日期等專業屬性，并可對應自動生成各類檔案的封面、目錄、備考表、背脊等檔案表格，為學校提供對檔案實體進行歸檔時的信息化支撐。

2、滿足學校對檔案的收集功能需求

檔案信息的采集是指對檔案進行數字化采集的過程。會博通系統提供屬性新建、掃描新建、批量新建、批量掛接等多種采集方式。用戶可以按照內部管理的習慣以及需要，采用符合自身需要的采集方式，對紙質檔案與數字化檔案進行統一管理。

3、滿足學校對檔案物聯化管理的需求

會博通將條碼、電子標簽等物聯網技術引入檔案管理，進一步提高了管理的科技水平與技術含量。系統會自動生成并綁定對應的唯一標識（條形碼或電子標簽）以方便識別和管理，并與身份證識別設備對接，即可使用身份證閱讀器，也可以用掃碼槍識別，將信息傳入會博通系統中，會博通將快速定位到所關聯的檔案，供操作者查看或用于工作所需的查詢、預覽、借閱、歸還等管理操作。

4、滿足學校對檔案資料的利用需求

各種檔案對象，也就是各種檔案類型，都可以根據工作需要，進行授權，使用戶可以按權限查閱和利用檔案。即使沒有權限閱讀的檔案，只要工作需要，也可提交申請流程，由檔案管理人員審核，并報相關主管領導批準后，再進行借閱與利用。

（1）檔案利用的授權開放

系統所提供的授權體系，使得檔案因工作需要，進行授權開放成為可能。系統內嵌的工作流程處理，同樣支持各種檔案開放與授權業務的審批流程。

在依權限開放檔案的同時，如果有必要，還可創建專門的開放檔案庫，將開放檔案作為整體向全體工作人員甚至社會開放查閱。

（2）檔案的借閱管理

會博通支持檔案的純線上、純線下以及線上線下結合的借還申請、登記、統計的管理。

（3）提醒設定

會博通系統具備強大的提醒設定功能。系統中的每一條信息都可按日、周、月、年等設置單次或者多次重復性提醒。可廣泛的用戶文件的到期提醒、文件督辦提醒、日程安排提醒等。

（4）檔案的防擴散管理

對于PDF與圖片格式（包括JPG、PNG、GIF和多頁TIF等）文件，會博通配置了自主知識產權的管理工具，可非常方便的創建、掃描、編輯、處理和閱讀 PDF或圖片文件，并且，提供了完整的權限控制與防擴散功能，可根據系統設置，自動給閱讀者添加屏幕水印和打印水印，即使通過屏幕拷貝、照相、打?。煽刂拼蛴嘞蓿┑确绞将@得文檔，也會因為水印的存在而容易溯源，打印證件辦理相關事務時，還可通過打印水印限定證件復印件的用途。

PDF閱讀器：

PDF閱讀器的功能包括：

同步閱讀：可對所有在線用戶或收到該文件的用戶發起同步閱讀，用戶可以在列表中選擇跟讀的主持人。同步閱讀可用于例如會議文件展示等場景。

批注：支持手寫與文字批注功能。

書簽：可加入閱讀書簽。

語音朗讀：可對PDF文件的文字內容進行語音朗讀，增加閱讀方式的多樣化。

5、滿足學校對檔案的查詢需求

會博通系統提供根據用戶權限實施的搜索功能，搜索框貫穿整個系統，用戶可以快捷地實施搜索。專門的搜索平臺將根據操作者的職能權限來實施搜索，對于搜索出的檔案，還具備與操作者職能相適應的管理功能，并可作為其他系統的知識支持工具使用。

搜索平臺支持全文搜索功能，同時，具備高級搜索功能，不僅可以限定條件搜索，并可對搜索條件進行組合，提高搜索精度。

6、滿足學校對檔案統計的需求

檔案管理應用模塊帶有專用的統計頁面，可對庫存檔案的綜合情況實現可視化的直觀展現，并可根據檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數字檔案不同維度進行數據統計。

并且，在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有統計功能，并可進行自定義統計：

7、滿足學校對過期檔案管理的需求

根據國家法規和行業規章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。會博通系統對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉移保存更為可取。

8、滿足學校對檔案管理系統的安全要求

會博通容許采用現在流行的各種安全及可靠性策略與方法，如SSL網絡加密傳輸、數字證書與電子印章，USBKey登錄驗證以及機器指紋加密等。

會博通系統具有完善的安全機制，靈活的權限設置和多級管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權限控制，可針對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權?；跈n案管理規范的安全控制策略，如密級、學校、門類、有效期、權限、內容等。用戶只有通過身份、權限驗證，才能使用與自己權限相對應的功能，對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載，并支持遠程辦公。

除此之外，還帶有系統監控平臺，可實時監控系統用戶登錄情況（包括活躍情況、在線情況、注冊用戶變化等）、應用操作、流程處理等信息，全面監控用戶使用痕跡，滿足安全需求。

9、滿足學校對證照管理的功能需求

學?？梢愿鶕陨硇枰远x創建不限層級的證照管理分類（如按證照性質、類型，抑或是管理主體分類）。每一個分類都可以單獨授權，配置某用戶、某部門或整個學校對分類下所管理內容的訪問密級，以及對其的操作權限。其功能涵蓋證照的查看、提醒、變更與借還等全生命周期管理。

10、滿足學校對多媒體文件管理的功能需求

會博通提供一個集采集、歸檔、檢索、下載等一體的多媒體文件管理模塊，功能包括上傳、下載（不同尺寸下載）、查找、Exif信息獲取、視頻存儲與在線播放、縮略圖顯示、圖片水印、入庫審批等。全面涵蓋多媒體文件收、管、存、用的管理需求。