檔案管理軟件不容忽視的6大問題

要解決檔案管理中大家普遍關注的問題，首先要了解檔案管理軟件的功能需求：

一、提供和現實一致的綜合檔案管理，即需要分類歸檔。

二、檔案的歸檔與錄入，即批量導入導出功能。

三、檔案管理與利用授權，即權限賦予功能。

四、檔案的搜索與利用，即快速查詢功能。

五、物聯網化的檔案管理，即支持條碼、多網絡功能。

六、檔案統計，即自動統計功能。

會博通檔案管理軟件，不僅可以完美解決以上六大問題的同時，還具備簡單的操作模式與美觀的軟件界面。

1、方便的歸檔編輯平臺

會博通提供文件歸檔編輯平臺，綜合檔案的錄入、紙質掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，即可實現從文件到檔案的全過程。

可在系統中新建電子案卷，再將電子案卷發起流程，套用歸檔流程模板，實現檔案新建、錄入、掃描、移交到歸檔全流程實現自動化，一環扣一環，不但減輕檔案管理員負擔，而且保證了檔案資料的完整性。

2、批量導入

即從Excel表格文件中，導入文件條目。系統會智能化獲取Excel表格文件中的所有檔案條目屬性信息，這種方式適用于對以往利用Excel表格進行檔案管理的單位進行檔案條目的導入?；蛘?，業務部門進行檔案資料移交的時候，可能會用Excel制作對應的檔案移交清單，檔案管理人員即可直接使用該移交清單導入檔案條目，避免重復錄入。

3、權限設置和多級管理方式

系統采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權限控制，可針對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權。基于檔案管理規范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權限、內容等。

4、統計功能

會博通系統提供了全面而又實用的檔案利用情況統計功能，具體分為登記類、統計類和排序類等，即包括表格，也包括統計圖形，真正做到了圖文并茂。

5、物聯網管理

會博通將條碼、電子標簽等物聯網技術引入檔案管理，進一步提高了管理的科技水平與技術含量。系統會根據要求，對每條會博通中的信息，不管其是文件、檔案、圖書、設備、還是辦公用品，生成并綁定對應的唯一標識（條形碼或電子標簽）以方便識別和管理。

將配置了唯一標識的管理對象，如文件、檔案、圖書或物品等，使用閱讀器識別，即會將唯一標識中所記載的相關信息傳入會博通系統中，會博通將快速定位到所關聯的管理對象，供操作者查看或用于工作所需的借閱、租用、歸還等管理操作。

6、查詢功能

系統提供根據用戶權限實施的搜索功能，搜索框貫穿整個系統，用戶可以快捷地實施搜索。

專門的搜索平臺將根據操作者的職能權限來實施搜索，對于搜索出的文檔，還具備與操作者職能相適應的管理功能，并可作為其他系統的知識支持工具使用。