檢察院如何做好檔案管理工作？檢察院檔案管理系統功能需求介紹
檢察院如何做好檔案管理工作？檢察院檔案管理系統功能需求介紹
檢察院如何做好檔案管理工作，首選要了解檢察院對檔案管理的功能需求，檢察院對檔案管理主要用于管理文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案等綜合性檔案，實現檔案從掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。
一、檢察院對檔案管理分類的功能需求
提供紙質檔案、實物檔案與數字化檔案在同一系統中實施同步管理，并且，可提供實體檔案的存放位置地圖顯示，以方便管理與利用。數字化檔案集中統一管理，實體紙質檔案則可根據需要，實施分布式存儲與管理，即可對存放于不同地點的檔案庫房實施管理。
如下圖所示，系統中的分類方式為：全宗檔案種類檔案分類檔案定義（紅色方框）具體文件。這是一種可以結合按卷歸檔與按件歸檔的分類方式，因為，我們可以把檔案定義理解成檔案室里的一個檔案盒：檔案盒中裝訂成案卷的則為以卷歸檔的檔案；而檔案盒中一文一件的文件，即為按件歸檔的檔案。因此，在系統中的分類架構，與實際在檔案室中的情況是完全一致的。并且，系統專門列有一項存放位置的屬性對實體檔案的存放位置進行管理，方便實體檔案的管理與利用。
二、檢察院對業務檔案的專業性需求
檔案管理需結合檔案局的實際情況與需要，符合人民檢察院檔案卷宗屬性的要求，匹配年度、編號、案件來源、申訴人、犯罪嫌疑人/被告人、案由、處理結果、收案日期、結案日期、案卷信息、承辦人、保管期限、全宗號、目錄號、卷號等案卷屬性，并可對應自動生成各類檔案的封面、目錄、備考表、背脊等檔案表格，為檢察院提供對檔案實體進行歸檔時的信息化支撐。
三、檢察院對現有歸檔工作流程全面電子化管理的需求
提供文件歸檔編輯平臺，綜合檔案的錄入、紙質掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，實現從文件到檔案的全過程。
四、檢察院對檔案物聯化管理的需求
會博通將條碼、電子標簽等物聯網技術引入檔案管理，提高管理的科技水平與技術含量。
可根據要求，對每條會博通中的信息，不管其是文件、檔案、圖書、設備、還是辦公用品，生成并綁定對應的唯一標識（條形碼或電子標簽）以方便識別和管理。
將配置了唯一標識的管理對象，如文件、檔案、圖書或物品等，使用閱讀器識別，即會將唯一標識中所記載的相關信息傳入會博通系統中，會博通將快速定位到所關聯的管理對象，供操作者查看或用于工作所需的借閱、租用、歸還等管理操作。
五、檢察院對檔案資料的利用需求
各種檔案對象，也就是各種檔案類型，都可以根據工作需要，進行授權，使用戶可以按權限查閱和利用檔案，就是沒有權限閱讀的檔案，只要工作需要，也可提交申請流程，由檔案管理人員審核，并報相關主管領導批準后，再進行借閱與利用。
1、檔案利用的授權開放
2、檔案的借閱管理
3、檔案的防擴散管理
六、檢察院對檔案的查詢需求
系統提供根據用戶權限實施的搜索功能，搜索框貫穿整個系統，用戶可以快捷地實施搜索。
專門的搜索平臺將根據操作者的職能權限來實施搜索，對于搜索出的文檔，還具備與操作者職能相適應的管理功能，并可作為其他系統的知識支持工具使用。
七、滿足檢察院對檔案統計的需求
檔案管理應用模塊帶有專用的統計頁面，可對庫存檔案的綜合情況實現可視化的直觀展現，并可根據檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數字檔案不同維度進行數據統計。
并且，在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有統計功能，并可進行自定義統計
八、檢察院對過期檔案管理的需求
根據國家法規和行業規章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉移保存更為可取。
1、查找過期檔案
2、檔案注銷
3、管理過期的電子檔案
4、檔案銷毀
九、用戶檔案管理系統的安全要求
會博通檔案管理系統容許采用現在流行的各種安全及可靠性策略與方法，如SSL網絡加密傳輸、數字證書與電子印章，USBKey登錄驗證以及機器指紋加密等，具體描述如下：
u1、支持SSL加密傳輸，使系統在網絡上的傳輸信息實現全過程加密。
u2、支持在公用網絡上建立專用網絡，進行加密通訊的虛擬專用網絡通道（VPN）。
u3、支持對數字證書和電子印章加密文檔的管理。
u4、支持各種病毒防御系統。
u5、支持密碼登錄和密碼修改時的高強度密碼提示。
u6、用戶名與密碼信息的高強度加密處理。
u7、支持密碼登錄及手機驗證碼登錄。
u8、支持密碼輸入錯誤時的賬戶鎖定功能（可設定超過輸錯次數鎖定）。
u9、可設置密碼有效期限，到期強制提醒修改。
u10、支持USBKey安全認證登錄。
u可根據用戶終端機器指紋進行登錄限制（每個用戶最多可限制使用三臺終端登錄系統）。
u11、支持備用路徑訪問，當系統主路徑無法連接時，可自動轉移到備用路徑，以提高系統的可靠性。
u12、支持數據庫自動備份。
u13、PDF及圖片格式文件的防擴散功能，可設置顯示水印和二次打印水印。
u14、支持黑匣子功能，系統將自動保留操作痕跡。
用戶的任何操作，都受權限的嚴格控制。
