【案例】學校檔案管理軟件怎么選？城建職業技術學校典型案例
2023/1/19 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 952
學校檔案管理軟件怎么選？有這么幾個方法可以分享給您：首先做需求分析，明確梳理出您需要解決的關鍵問題是什么。其次看看市面上檔案管理軟件有哪些功能是與您的需求相匹配的。然后再比較下價格。走完以上3條路徑，您基本上就能找到適用的軟件了。如果還不能確定的話，邀請您來看看會博通承建的廣州市城建職業技術學校典型案例。
01客戶簡介
廣州市城市建設職業技術學校系廣州市教育局直屬中職學校，2020年由市土地房產管理職業學校、市市政職業學校、市建筑工程職業學校三校強強聯合組建而成，是廣東省高水平中職學校建設單位；承接全國提質培優行動計劃；是教育部首批1+X證書制度BIM試點院校；廣州城市建設職教集團以及廣州市房地產職教集團牽頭單位；被國家教育部、建設部認定為技能型緊缺人才培養基地；多次承辦廣東省職業院校技能大賽建設類項目比賽及世界技能大賽建筑項目廣東省、住建部、國家選拔賽。學?，F有全日制在校生近萬人。學校固定資產總值70040萬元，教學科研實習儀器設備總值7866萬元，學校圖書館擁有藏書近75萬冊，電子圖書59.6多萬冊。網絡信息點數近萬個，教學區、辦公區及學生宿舍等區域實現校園有線、無線網絡全覆蓋。
02客戶痛點
1）檔案管理需從管理到服務進行升級：以往的學校檔案管理模式，比較重管理，但是比較少關注于檔案利用，不能很好地與學校各項建設密切結合起來，真正讓檔案成為推動教學教育的有效力量。
2）檔案管理部分細節工作需進行規范：學校檔案在收集、整理、錄入等過程中，存在部分資料填寫不規范，歸檔編號等操作不規范問題，對于后續檔案的利用而言，存在一些不便和隱患問題。
3）檔案資源分散，檔案收集不便：在收集學校檔案的過程當中，涉及較多的部門和人員，需要進行溝通和協調的地方比較多，檔案資料收集花費的時間比較長，漏歸錯歸的現象也時有出現。
4）需要將紙質檔案全面數字化：學校檔案資料比較多，如果將實時產生的資料全部保存起來，所需要的空間會比較大，管理成本比較高。所以需要將紙質檔案進行全面的數字化，以便達到降低保管成本，提升保管安全的目的。
03會博通學校檔案管理軟件：好用快捷！
1）檔案快速檢索與利用：會博通學校檔案管理軟件，內置高效的搜索引擎。用戶在平臺當中輸入關鍵詞，就可以快速檢索出所需檔案。檔案檢索過程不需要經過管理員，需求方通過分配的賬號即可快速獲取。檔案獲取后可直接在線上依據權限，進行分享或調閱。
2）規范化的操作指引：會博通學校檔案管理系統，依據國家相關法律法規對功能應用和流程模式進行了規范化設置與自動化、智能化操作設置。用戶只需要輸入簡單的指令，系統便可輔助完成科學規范的檔案管理工作。
3）一個平臺統籌管理：學生檔案、教師檔案、教學檔案、組織檔案、圖書檔案、財務檔案等學校內部所有檔案資料，都可以集中在會博通學校檔案管理軟件當中進行集中管理。集中管理后，不同學院檔案相關人員，可直接通過檔案管理平臺協作溝通。
4）檔案管理全面數字化：會博通學校檔案管理軟件可連接多種類型的掃描儀，支持批量化上傳檔案，批量化掛接條目等，能夠方便快捷地幫助用戶進行檔案數字化。數字化后，系統用戶可以直接在線上完成檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案編研等工作。
01客戶簡介
廣州市城市建設職業技術學校系廣州市教育局直屬中職學校，2020年由市土地房產管理職業學校、市市政職業學校、市建筑工程職業學校三校強強聯合組建而成，是廣東省高水平中職學校建設單位；承接全國提質培優行動計劃；是教育部首批1+X證書制度BIM試點院校；廣州城市建設職教集團以及廣州市房地產職教集團牽頭單位；被國家教育部、建設部認定為技能型緊缺人才培養基地；多次承辦廣東省職業院校技能大賽建設類項目比賽及世界技能大賽建筑項目廣東省、住建部、國家選拔賽。學?，F有全日制在校生近萬人。學校固定資產總值70040萬元，教學科研實習儀器設備總值7866萬元，學校圖書館擁有藏書近75萬冊，電子圖書59.6多萬冊。網絡信息點數近萬個，教學區、辦公區及學生宿舍等區域實現校園有線、無線網絡全覆蓋。
02客戶痛點
1）檔案管理需從管理到服務進行升級：以往的學校檔案管理模式，比較重管理，但是比較少關注于檔案利用，不能很好地與學校各項建設密切結合起來，真正讓檔案成為推動教學教育的有效力量。
2）檔案管理部分細節工作需進行規范：學校檔案在收集、整理、錄入等過程中，存在部分資料填寫不規范，歸檔編號等操作不規范問題，對于后續檔案的利用而言，存在一些不便和隱患問題。
3）檔案資源分散，檔案收集不便：在收集學校檔案的過程當中，涉及較多的部門和人員，需要進行溝通和協調的地方比較多，檔案資料收集花費的時間比較長，漏歸錯歸的現象也時有出現。
4）需要將紙質檔案全面數字化：學校檔案資料比較多，如果將實時產生的資料全部保存起來，所需要的空間會比較大，管理成本比較高。所以需要將紙質檔案進行全面的數字化，以便達到降低保管成本，提升保管安全的目的。
03會博通學校檔案管理軟件：好用快捷！
1）檔案快速檢索與利用：會博通學校檔案管理軟件，內置高效的搜索引擎。用戶在平臺當中輸入關鍵詞，就可以快速檢索出所需檔案。檔案檢索過程不需要經過管理員，需求方通過分配的賬號即可快速獲取。檔案獲取后可直接在線上依據權限，進行分享或調閱。
2）規范化的操作指引：會博通學校檔案管理系統，依據國家相關法律法規對功能應用和流程模式進行了規范化設置與自動化、智能化操作設置。用戶只需要輸入簡單的指令，系統便可輔助完成科學規范的檔案管理工作。
3）一個平臺統籌管理：學生檔案、教師檔案、教學檔案、組織檔案、圖書檔案、財務檔案等學校內部所有檔案資料，都可以集中在會博通學校檔案管理軟件當中進行集中管理。集中管理后，不同學院檔案相關人員，可直接通過檔案管理平臺協作溝通。
4）檔案管理全面數字化：會博通學校檔案管理軟件可連接多種類型的掃描儀，支持批量化上傳檔案，批量化掛接條目等，能夠方便快捷地幫助用戶進行檔案數字化。數字化后，系統用戶可以直接在線上完成檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案編研等工作。
廣州市城市建設職業技術學校秉承“匠心筑夢，美好創造”的辦學理念，多年來學校始終踐行踐行“匠心有為”的校訓精神，著力打造集聚廣州特色、廣東示范、全國頂尖的引領城市建設類職業教育發展的現代化職業學校。以夢為馬，奮力前行，在這條發展之路上，會博通學校檔案管理軟件將持續以高水平的檔案業務服務，相伴隨行。
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