【案例】公司檔案太多？棕櫚股份用4份文件，輕松規整近40年檔案
2023/1/13 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 729
每天生產檔案資料超過6萬份，一個月大約就是180萬份，一年就約等于2160萬份，40年大概就是86400萬份。公司檔案積累速度快到超乎想象，稍不留意，一年不整理，檔案資料就對堆疊出好幾個小山丘，之后再想要從中找出所需資料，難度堪比攀登“喜馬拉雅”。對于公司內部海量檔案，如何進行科學規劃與管控，著名的城鄉建設及生態服務商——棕櫚建設，聯系到會博通，跟我們做了檔案管理咨詢，以4份資料為指導，規整了近40年的檔案材料。
01客戶簡介
棕櫚生態城鎮發展股份有限公司（簡稱：棕櫚股份），創始于1984年，并于2010年在深交所上市。棕櫚股份踐行“綠水青山就是金山銀山”的綠色發展理念，憑借多年的行業經驗及先發布局的品牌優勢，公司圍繞“一體兩翼”發展戰略，確立了“雙總部”（鄭州總部、廣州總部），大華北、大華東、大河南、大西部、大灣區、海南“六中心”及棕櫚設計集團的規劃布局，穩步發展成為集頂層策劃、規劃設計、建設施工、綜合運營與一同的全國性集團化公司。
目前，棕櫚股份以設計為引領，以運營為特色，通過“一體兩翼”發展戰略構建以綠色城鄉建設為主體，以鄉村振興和創新業務平臺為兩翼的業務組合，同時積極探索通過科技手段和金融手段賦能的發展模式。其中“綠色城鄉建設板塊”包括園林建設、工程建設、規劃設計三大類業務；“鄉村振興”板塊包括高標準農田建設、農業農村基礎設施建設、鄉村文旅等業務領域；“創新業務平臺”主要涵蓋元宇宙、綠色大健康、職教營地、資產管理、科技物業、農批市場等業務領域，為棕櫚孵化新領域優勢，培育新的發展動能以及未來的核心競爭力。
02客戶痛點
1）檔案體量龐大：從1984年到現在，棕櫚股份發展時間將近40年。在這40年當中，企業內部資料以指數級速度增長。據2021年數據統計，公司內部文件資料每年產出量超過6萬份，檔案管理工作非常繁重。
2）檔案管理分散：因其業務模式特性，棕櫚股份組織架構劃分比較精細，比如中心就有審計監察中心、工程技術管理中心、建設管理中心、財經管理中心等等。以往模式是不同中心、不同部門自行管理各自檔案資料，不利于檔案統籌管理。
3）專業檔案員少：企業當中比較少設置檔案專業人員，部分工作依賴于兼職人員完成，也沒有相應的檔案管理部門。這直接導致了工作量繁重，以及部分需要專業知識的工作，完成情況并不理想。
4）配套設施不足：此前的檔案管理比較傳統，投入經費不多，且主要用于購買資料柜。除資料柜外，沒有其它管理設施設備投入，檔案管理的信息化程度不高，不符合現如今數字化發展的趨勢和要求。
5）檔案利用不高：在沒有匹配數字化檔案管理體系的條件下，檔案借閱全部依靠人力完成，利用效率不高，直接影響企業日常業務運轉。由于部分經營檔案的缺失，甚至帶來了經濟損失。
03會博通檔案管理咨詢服務：4份文件，全面架構企業檔案體系
1）檔案管理咨詢4份關鍵文件：4份文件分別是《檔案管理現狀調研診斷分析報告》、《檔案管理體系建設總體規劃及實施方案》、《檔案管理制度和流程》、《系統功能分析說明》。這4份文件，從企業當前存在的檔案管理問題，到檔案管理體系架構以及具體的系統功能給出了詳細說明。
2）《檔案管理現狀調研診斷分析報告》：會博通組建了項目小組，切入到棕櫚股份具體的檔案管理場景，開展了詳細的調研、分析以及總結。在調研過程中，會博通對棕櫚內部33個人員，11個區域/部門進行了訪談，對內部檔案管理情況進行摸底和診斷，并給出對標企業檔案體系、資源配置、政策法規等詳細參考。
3）《檔案管理體系建設總體規劃及實施方案》：根據《檔案管理現狀調研診斷分析報告》，結合國家法律法規、國有資產上市企業及國家檔案管理標準要求的、會博通為棕櫚股份提出了全面詳實的總體規劃及實施方案。整個方案包括檔案管理體系建設三年規劃、檔案管理模塊的工作職責、檔案管理人員梯隊建設及考核設置、全面銜接企業內部信息化體系等。
4）《檔案管理制度和流程》：會博通結合棕櫚股份的實際情況，為其提供了科學高效的整理方案。具體內容包括檔案整理和數字化加工的指導原則和基本工作流程（從提卷拆卷到數字化）全過程明細，提供在最低成本范圍內快速整理和數字化加工的方式和方法。
5）《系統功能分析說明》：依照已搭建完成的檔案管理體系，以及公司實際管理情況，制定檔案管理系統采購建議，以及檔案系統功能需求文檔。
作為一家發展了近40年的企業，每日6萬份公司檔案的積累，棕櫚股份的專業度和影響力，是不言而喻的。您或多或少一定聽說過這些景點：南寧園博園、河南開封黃河生態廊道示范帶、香港迪士尼樂園酒店、廣州花城廣場。這些景點都是棕櫚股份的作品。步入新時代，棕櫚股份將繼續秉持工匠精神的初心和情懷，推動更多創新型項目落地。
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